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Fluxos de prestação de contas (despesas)
Para automação de relatórios de prestação de contas, você deverá seguir alguns passos, são eles:
1- Ativar a automação conforme abaixo:
Em Configurações > Fluxos > abrir o fluxo de prestação de contas que deseja que funcione de forma automática > Automação e habilitar a opção Prestação de contas.
2- Definir o ciclo dos relatórios. De quanto em quanto tempo são criados e concluídos, podendo ser:
- Diário: de 24 em 24 horas;
- Semanal: toda segunda-feira de manhã;
- Quinzenal: de 15 em 15 dias;
- Mensal: essa opção funciona conforme os dias no calendário. Se o mês tem 31 dias, o relatório se inicia no dia 01 e finaliza no dia 31, já no mês com 30 dias, finaliza no dia 30.
3- Definir qual ação o sistema irá realizar:
- Criar os relatórios;
- Concluir os relatórios;
- Considerar o ultimo dia do mês.*
*A opção "Considerar o ultimo dia do mês", só fica disponível para as opções "Semanal" e "Quinzenal" pois, as opções "Diária" funciona por dia e "Mensal" já considera o ultimo dia do mês.
4- Definir o Motivo dos relatórios que serão criados automaticamente.
Lembrando que os motivos disponibilizados, serão os mesmos cadastrados no fluxo. Para cadastrar um motivo no fluxo, basta seguir os passos clicando aqui.
5- Definir a Descrição dos relatórios que serão criados automaticamente.
A descrição é um campo livre e todas as despesas criadas de forma automática pela sistema, terão essa descrição.
Agora, basta clicar em Salvar ao final e pronto, os relatórios serão criados/concluídos conforme opções selecionadas
Cenário
Sua empresa pode definir ciclos de prestação de contas, por exemplo, quinzenal.
Então, a cada quinzena o Paytrack cria um relatório para os colaboradores que estão nos grupos de permissão, vinculados ao fluxo. Seus relatórios poderão ter a mesma "Descrição" e o mesmo "Motivo" e todos terão um informativo de quando o relatório será finalizado de forma automática, conforme no exemplo abaixo.
Lembrando que as despesas lançadas nesses relatórios, podem ser:
Criadas automaticamente a partir do envio de e-mail
Criadas automaticamente a partir do Uber ou 99
E classificadas automaticamente nos relatórios pela automação de despesas.
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