Despesas que ficam paradas sem classificação atrasam o fechamento do relatório e a conferência. Ao ativar essa atualização, o Paytrack envia uma notificação por e-mail para os colaboradores que possuem despesas pendentes de classificação, alertando sobre a necessidade de completar o processo e colocar a despesa dentro de um relatório para ser enviado para conferência.
Menos despesas paradas, prestação de contas em dia
O que essa notificação faz
- Envia um e-mail automático ao colaborador que tem despesas aguardando classificação.
- Avisa que ele precisa concluir a classificação e incluir a despesa em um relatório para envio à conferência.
- Você define quantos dias após a criação da despesa o primeiro aviso é enviado.
- Você pode repetir o lembrete a cada X dias, até que a pendência seja resolvida.
| Importante: essa configuração é feita pelo aprovador/gestor (perfil com acesso a Configurações). O colaborador não consegue ativar a notificação por conta própria — enquanto o gestor não ativar, nenhum aviso é disparado. |
Antes de começar
- Tenha acesso ao menu Configurações › Notificações.
- Saiba em qual grupo de notificações a categoria será incluída. Cada grupo pode ser utilizado em um ou mais fluxos.
- Confirme que esse grupo está Ativo e vinculado ao fluxo de despesas na aba Fluxos.
Passo a passo
1. Acesse as Configurações
No menu superior, clique no ícone de engrenagem.
Ícone de engrenagem (Configurações), no canto superior direito.
2. Abra o menu Notificações
No menu lateral esquerdo, clique em Notificações.
Menu lateral de Configurações com a opção Notificações.
3. Selecione o grupo de notificações
Clique sobre a linha do grupo em que a notificação será incluída.
Listagem de grupos de notificações. Clique na linha do grupo desejado.
4. Na aba Categorias, clique em + Adicionar
Com o grupo aberto, permaneça na aba Categorias e clique em + Adicionar. Abre-se a janela Configuração notificação por categoria.
Aba Categorias e botão + Adicionar dentro do grupo de notificações.
4. Escolha a categoria “Despesas pendentes de classificação”
No campo Categoria, abra a lista e selecione Despesas pendentes de classificação.
Lista de categorias disponíveis, com a opção Despesas pendentes de classificação.
| Dica: os campos seguintes mudam conforme a categoria escolhida. Selecione a categoria primeiro e só depois preencha o restante da janela. |
5. Defina o envio, o prazo e a repetição
- O que enviar? — marque E-mail. A opção Push e alertas já vem marcada e não pode ser desmarcada nessa categoria.
- Quando enviar? — marque a primeira caixa e informe em quantos dias após a criação da despesa o aviso deve sair (no exemplo, 3).
- Repetir a cada ___ dias após a primeira notificação — opcional. Marque e informe o intervalo dos lembretes seguintes (no exemplo, 1).
- Para quem enviar? — nessa categoria o destinatário é sempre o Colaborador, dono da despesa pendente.
Depois de preencher, clique em Confirmar.
Janela preenchida: e-mail marcado, 3 dias após a criação da despesa e repetição a cada 1 dia.
| Atenção: se você marcar Repetir a cada e deixar o campo de dias em branco, o sistema exibe o alerta “Informe uma quantidade de dias” e não permite salvar. |
Alerta exibido quando a repetição é marcada sem informar a quantidade de dias.
7. Confirme a ativação
A mensagem “Configuração de notificação por categoria adicionada com sucesso” aparece no canto superior direito.
Mensagem de confirmação exibida após salvar a configuração.
8. Confira a configuração na lista de categorias
A categoria Despesas Pendentes De Classificação passa a constar na tabela do grupo, com os prazos definidos e o envio de e-mail marcado.
Linha da categoria na tabela: Dias Até 3, Repetir Dias 1, Enviar E-mail e Colaborador marcados.
Perguntas frequentes
Posso alterar os prazos depois de salvar?
Sim. Volte em Configurações › Notificações, abra o mesmo grupo, localize a linha Despesas Pendentes De Classificação na aba Categorias e edite os valores.
Preciso repetir a configuração para cada colaborador?
Não. A configuração é feita uma vez por grupo de notificações e vale para os fluxos em que esse grupo está vinculado. O e-mail é enviado individualmente ao colaborador que tem a despesa pendente.
A configuração está salva, mas ninguém recebeu o e-mail. O que verificar?
- O grupo de notificações está com o status Ativo ligado na listagem?
- O grupo está vinculado ao fluxo de despesas na aba Fluxos?
- O prazo configurado já foi atingido? Com 3 dias, o aviso só sai a partir do terceiro dia após a criação da despesa.
- A opção E-mail está marcada na linha da categoria?
A categoria já aparece na tabela. Posso adicionar de novo?
Não é necessário: cada categoria consta uma única vez por grupo. Se ela já existir, edite a linha em vez de criar uma nova configuração.
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