Na gestão de viagens corporativas, uma das práticas mais arriscadas e custosas para as empresas é permitir o faturamento de "extras".
Embora possa parecer uma conveniência momentânea, essa prática traz riscos financeiros, operacionais e de governança. Neste artigo, explicamos por que evitá-la é fundamental e como a Paytrack apoia seus clientes nesse controle.
1. O que são “extras” na hotelaria
Na hotelaria corporativa, “extras” são todos os serviços ou consumos feitos pelo hóspede que não estão incluídos na diária contratada. Alguns exemplos frequentes:
- Frigobar
- Lavanderia
- Refeições
- Estacionamento
- Room service
- Late check-out ou early check-in cobrados adicionalmente
Quando o faturamento desses itens é liberado, o hotel consolida tudo em uma única fatura ou passa o gasto livremente em um cartão de crédito — sem qualquer etapa de validação interna.
2. Por que liberar o faturamento de extras em hotéis é uma má prática
Compromete o controle financeiro
Um grande problema é a falta de previsibilidade e controle. Uma diária de R$350 pode se transformar facilmente em R$500 ou mais, dependendo dos consumos adicionais. Isso distorce o orçamento previsto por viagem e dificulta o acompanhamento real dos gastos.
Gera retrabalho para conciliação
A equipe de viagens ou financeiro precisa investigar cada valor divergente na fatura, validando com o hotel e com o viajante. Um trabalho que consome tempo, gera desgaste com o fornecedor e pode atrasar o pagamento. Na prática, muitas empresas fazem “vista grossa” pela complexidade e o custo disso fica para a empresa.
Incentiva o desvio de política
Quando o colaborador sabe que a empresa irá pagar qualquer consumo “na conta do hotel”, mesmo que isso contrarie a política, perde-se a cultura de responsabilidade. Isso fragiliza os limites de conduta e aumenta a recorrência de abusos.
Dificulta a contestação e auditoria
Sem um processo formal de prestação de contas, é praticamente impossível identificar consumos indevidos a tempo de contestá-los junto ao hotel. Além disso, do ponto de vista de auditoria, faltam justificativas e aprovações para esses gastos extras.
Abre margem para fraudes silenciosas
Quando a empresa aceita pagar faturas consolidadas com extras de hotel, perde completamente a visibilidade sobre o que foi consumido e por quem. Se o colaborador não presta contas desses gastos, como saber se ele realmente utilizou o serviço ou se houve algum erro ou até mesmo má-fé? Essa prática abre espaço para fraudes, ainda que sutis, como incluir despesas e também prestar contas delas em um processo de reembolso.
Como estes processos serão cruzados?
É um tema desconfortável, mas real. Ignorar esse risco compromete a integridade da política de viagens.
Liberar o faturamento de extras em hotéis é uma prática que compromete o orçamento, enfraquece a política de viagens e consome energia das áreas envolvidas. Ao adotar uma abordagem mais estratégica e baseada em tecnologia, sua empresa ganha previsibilidade, eficiência e governança.
Na Paytrack, acreditamos que uma gestão de hospedagem moderna não depende da confiança cega no fornecedor, mas de processos bem definidos, políticas claras e ferramentas inteligentes.
3. Como isso impacta na economia das empresas?
Menos canais, menos economia: o impacto invisível da má prática
Ao insistir no modelo que permite cobrança de extras pelo hotel, a empresa acaba se limitando, na prática, a utilizar apenas conexões diretas com os hotéis. Isso exclui da comparação todos os outros canais operadoras, consolidadoras e OTAs, integradas a Paytrack, que poderiam oferecer melhores preços, maior variedade de tarifas e condições mais competitivas.
A consequência? Perda de competitividade, aumento de custos e limitação de escolha.
Na imagem, todos os canais marcados com "X" seriam invisíveis para a empresa em um modelo que depende exclusivamente da conexão direta com o hotel. Um claro retrocesso para quem busca eficiência, escala e modernização na gestão de viagens.
Quer saber mais? Leia o artigo abaixo.
De comodidade a risco oculto: como mudar o processo de extras de hospedagens sem atrito