Em muitas empresas, a liberação de extras em hospedagens ainda é visto como uma comodidade: o colaborador consome e manda a conta total para empresa, seja de forma faturada ou no cartão de crédito.
Parece simples, mas esse modelo traz riscos e ineficiências
O desafio? Mudar um processo enraizado sem causar resistência interna.
1. Entendendo a resistência: é comodidade ou falta de clareza?
Antes de mudar, é preciso compreender o que sustenta o modelo atual:
- Viajantes acreditam que o faturamento total é mais fácil: não precisam pagar nada e sentem que “a empresa cuida de tudo”.
- Financeiros têm a falsa sensação de simplicidade, mas não possuem confiabilidade nos dados.
- Gestores e C-level muitas vezes não têm visibilidade do custo real dos extras nem dos riscos envolvidos (como fraudes ou abusos).
Ou seja: a resistência não vem do modelo ser bom, mas da falta de consciência sobre o que ele realmente representa.
2. Como abordar a mudança com o C-level: foco em governança, risco e eficiência
Para mudar, é fundamental conquistar o apoio da liderança. Para isso, é necessário traduzir o impacto da mudança em linguagem estratégica.
Governança e compliance
A mudança elimina zonas cinzentas, reforça o controle de gastos e fortalece a prestação de contas. Isso tem valor direto em auditorias, reputação e cultura de integridade.
Risco de fraude
Deixar que hotéis incluam consumos extras sem rastreabilidade abre margem para uso indevido do dinheiro corporativo. O C-level entende bem o custo de uma fraude silenciosa e a dificuldade de provar ou rastrear depois.
Eficiência e redução de retrabalho
Ao migrar para um modelo com reembolso ou prestação digital, o processo se torna mais simples, auditável e automatizado. A equipe financeira ganha tempo, e os dados ganham qualidade.
Modelo ultrapassado: operações modernas já deixaram isso para trás
O faturamento de extras diretamente pelo hotel é um modelo herdado de um tempo em que não existiam ferramentas digitais de controle. Hoje, empresas modernas adotam soluções de expense management justamente para eliminar esse tipo de prática, promovendo mais transparência, rastreabilidade e eficiência. Manter o modelo antigo vai na contramão da transformação digital que o próprio C-level espera ver — e que motivou, inclusive, a contratação da Paytrack como plataforma de modernização da gestão de viagens e despesas.
3. Como vender a mudança para o viajante
Explique o porquê com clareza
Ninguém gosta de ser privado de uma facilidade sem saber o motivo. Mostre que a mudança visa proteger a empresa e o próprio viajante. Evita surpresas, questionamentos e retrabalho no futuro.
Mostre que o processo é simples
Com uma ferramenta de expense management como a Paytrack, o colaborador só precisa tirar uma foto do recibo ou lançar rapidamente pelo app. É menos trabalho do que parece e muito mais seguro para todos.
4. Estratégia de transição: como mudar com responsabilidade
Implemente uma política clara, com exemplos de gastos permitidos, limite por tipo de consumo e processo de reembolso.
Use a tecnologia a seu favor. Defina fluxos e processos simples na Paytrack, mas que mantenham o controle e a rastreabilidade.
Comunique: mostre o ganho coletivo, ouça as objeções e envolva viajantes-chave no processo.