Nesse artigo vamos te ensinar a realizar uma conciliação desde o início.
Assista o vídeo ou siga o passo a passo indicado abaixo.
1. Tudo começa com a criação de uma fatura no Paytrack. Isso pode ser feito através da aba "Conciliação", clicando em "+ Adicionar fatura":
2. Após preenchidas as informações da fatura, basta clicar em "Confirmar":
3. Feito isso, é possível cadastrar os itens da fatura manualmente ou até mesmo importar uma planilha com esses itens. Para importar a planilha, basta clicar em "Importar" > "Escolher arquivo" > "Enviar". Neste momento, é disponibilizada uma planilha exemplo para download.
Siga a planilha exemplo e importe na plataforma. Falha ao importar? Saiba mais aqui.
4. Para criar itens manualmente, basta acessar a fatura >"+ Adicionar" > preencher as informações > "Confirmar":
Atenção: o identificador se refere ao cartão corporativo cadastrado (saiba mais aqui).
5. Ainda que o sistema compare e sugira valores, é possível alterá-los. Para alterar a cotação, valor ou outras informações, basta clicar no item de fatura e realizar os ajustes necessários:
6. Agora, caso seja necessário excluir um item de fatura, basta acessá-lo e clicar em "Remover item":
7. Ao clicar em “Remover item”, uma mensagem de confirmação será exibida:
Atenção: após excluído, não há como reverter a ação e recuperar o item de fatura.
8. É possível acessar a guia "Conciliações pendentes" para consultar essas sugestões e conciliar item por item, ou então, conciliar todas de uma só vez:
9. Caso existam itens de fatura sem sugestões, é possível procurar uma despesa associada clicando no ícone de "Lupa" > filtrar os resultados > botão "Pesquisar" > selecionar a despesa > botão "Confirmar":
Atenção: Se não houver uma despesa correspondente ao item de fatura durante a pesquisa, ela pode não estar cadastrada no Paytrack.
10. Para criar uma despesa, acesse a guia "Conciliações pendentes" e clique no botão "+". Em seguida, selecione o relatório em que a despesa será criada. Depois preencha as informações da despesa e clique no botão "Confirmar":
11. Outra opção é criar despesas em massa para esses itens por meio do botão "Gerar despesas":
12. Ao clicar sobre essa opção, o Paytrack gera despesas a classificar, automaticamente, a partir dos itens de fatura não conciliados:
Assim, com a despesa criada automaticamente, o colaborador pode acessar e preencher as informações que faltam.
13. Ao encontrar a despesa para conciliar, e caso seja identificado que o valor está divergente, basta clicar no ícone "lápis" ao lado da despesa. Depois basta alterar o valor e clicar no botão "Confirmar":
14. Ao fim do processo, se o valor da fatura estiver divergente da soma total dos itens, é possível editá-lo através do ícone de "lápis" ao lado do nome da fatura:
15. Assim que o valor total da fatura estiver conciliado, a barra de progresso indicará 100%. Desta forma será possível "Concluir fatura" para que esta seja integrada com o ERP:
16. Por último, uma mensagem de confirmação será exibida:
17. Para acompanhar o status do processo, acesse o menu "Integração" e filtre por Origem: "Fatura"; e Situação: "Todas".
Caso você ainda tenha dúvidas referentes a esse tema, outras possibilidades podem ser encontradas nas nossas FAQs