O que é o Histórico de Cobranças de Mensalidades
O Histórico de cobranças mostra quanto a sua empresa paga de mensalidade para a Paytrack, mês a mês, com o detalhamento por módulo contratado. É nele que ficam disponíveis o boleto e a nota fiscal de cada competência.
O relatório trata apenas da mensalidade dos módulos Paytrack. Ele não mostra gastos de viagem, despesas de colaboradores nem valores pagos à agência de viagens.
Antes de começar
O acesso ao Histórico de cobranças de mensalidades vem desativado por padrão. Mesmo que a sua empresa já tenha os módulos contratados, o relatório só aparece no menu depois que a permissão é liberada.
Para fazer essa liberação você precisa de acesso de administrador, com:
- acesso à área de Configurações da Paytrack;
- permissão para editar grupos de permissão.
A permissão se chama Visualizar Histórico de cobranças e fica dentro de cada grupo. Como o relatório trata de mensalidade, boleto e nota fiscal, o grupo mais indicado é o Financeiro. O grupo Administradores também costuma receber a liberação.
Você pode habilitar a permissão em mais de um grupo. Todo usuário que pertencer a um grupo com a permissão ativa passa a ver o relatório.
Passo a passo para liberar a permissão
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Na tela inicial da Paytrack, clique no ícone de engrenagem, no canto superior direito, para abrir as Configurações.
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No menu lateral, clique em Permissões.
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Na lista de grupos, clique no grupo que vai receber o acesso. Para a maioria das empresas, o grupo é o Financeiro.
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Desmarque a opção Mostrar somente permissões ativas, logo abaixo do campo de busca. Enquanto ela estiver marcada, a lista mostra apenas o que já está ligado, e a permissão que você procura fica escondida.
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No campo de busca, digite cobranças. A lista vai retornar três permissões: Cadastro de cliente, Cadastro de tipo de cobrança e Visualizar histórico de cobranças.
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Localize Visualizar histórico de cobranças e ative o botão à direita. Ele fica verde quando a permissão está ativa.
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Agora, volte para a página inicial da Paytrack. Atualize a página, apertando F5 no teclado do seu computador.
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Vá na opção Gestão, do menu superior e clique no item Histórico de cobranças de mensalidade.
Pronto, agora essa opção já está disponível. A alteração vale para todos os usuários do grupo.
Caso prefira, veja o vídeo do passo a passo clicando aqui.
Como acessar o relatório
Com a permissão ativa, o caminho é o menu Gestão, no topo da tela. O item Histórico de cobranças mensalidades aparece na lista, junto com Aprovações, Orçamento, Integrações, Relatórios gerenciais, Exportação, Trajetos, Frotas, Controle financeiro, Conciliação e BI.
Clique nele para abrir a tela Histórico de cobranças.
O que você encontra no relatório
A tela abre com uma linha por mês de referência, da mais recente para a mais antiga. Em cada linha você vê a data de emissão do faturamento, o valor total do mês e os botões para baixar Boleto, Nota fiscal ou Todos os documentos de uma vez.
Clique no sinal de mais à esquerda do mês para abrir o detalhamento por módulo. Use Expandir todos para abrir todos os meses da página.
O detalhamento traz as seguintes colunas:
| Coluna | O que mostra |
| Módulo | O módulo Paytrack contratado, como Expense, Travel standard, OBT Travel Tech, Carteira digital ou Paytrack Card |
| Qtd. contratada | A quantidade prevista em contrato para aquele módulo |
| Formato cobrança | Como o módulo é cobrado: anualizado, valor fixo por faixa ou valor fixo por quantidade |
| Qtd. utilizada | A quantidade considerada na apuração do mês de referência |
| Valor com imposto | O valor cobrado no mês, já com impostos |
| Valor excedente com imposto | O valor adicional quando o uso ultrapassa o que foi contratado |
| Relatório | Link Exportar para baixar o detalhamento daquele módulo |
Para encontrar uma cobrança específica, use o campo Pesquise por módulo ou o botão de filtro ao lado, que permite filtrar por Módulo, Mês referência e Formato cobrança.
O total de faturas fica no rodapé da tela, junto com a paginação.
Perguntas frequentes
Liberei a permissão, mas o item não aparece no menu Gestão. Peça ao usuário que atualize a página ou saia e entre novamente na Paytrack. Confirme também se ele pertence ao grupo em que a permissão foi ativada.
Não encontro a permissão na lista. Verifique se a opção Mostrar somente permissões ativas está desmarcada. Com ela marcada, permissões que ainda não foram ligadas não aparecem.
Qual a diferença entre o Histórico de cobranças e os relatórios gerenciais? O Histórico de cobranças mostra quanto você paga de mensalidade para a Paytrack. Os relatórios gerenciais mostram o que aconteceu na operação: quem usou o sistema, quais viagens foram emitidas e quais despesas foram lançadas. Para conferir o valor da mensalidade, o boleto e a nota fiscal, use sempre o Histórico de cobranças.
Onde vejo quanto pago para a agência de viagens? Esse valor não está aqui. Os valores de emissão, fee e taxas cobrados pela agência ficam no relatório Faturamento Agência, dentro do módulo de viagens.
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