Respostas para as dúvidas mais comuns sobre o relatório de Histórico de cobranças de mensalidades: como liberar o acesso, como ler o que foi cobrado e por que os números podem diferir dos relatórios gerenciais.
Veja abaixo os artigos com o passo a passo de como ativar a visualização do Histórico de Cobranças de Mensalidades e da diferença entre este relatório e os Relatórios Gerenciais.
Histórico de cobranças de mensalidade: como liberar o acesso ao relatório
Histórico de cobranças e relatórios gerenciais: qual é a diferença
Acesso e permissões
Onde encontro o Histórico de cobranças? No menu Gestão, no item Histórico de cobranças mensalidades. Ele fica na mesma lista dos Relatórios gerenciais.
Não vejo esse item no menu. O que fazer? O acesso ao relatório vem desativado por padrão. Alguém com acesso às Configurações precisa ativar a permissão Visualizar histórico de cobranças no grupo ao qual você pertence.
Quem pode liberar o acesso? Usuários com acesso à área de Configurações e permissão para editar grupos de permissão. Na maioria das empresas, é o administrador do sistema.
Em qual grupo devo liberar? Como o relatório trata de mensalidade, boleto e nota fiscal, o grupo Financeiro é o mais indicado. O grupo Administradores também costuma receber a liberação. Você pode ativar a permissão em mais de um grupo.
Procurei a permissão e ela não aparece na lista. Verifique se a opção Mostrar somente permissões ativas está desmarcada. Com ela marcada, a lista mostra apenas o que já está ligado, e a permissão que você procura fica escondida.
Ativei a permissão, mas o usuário continua sem ver o relatório. Peça que ele atualize a página ou saia e entre novamente na Paytrack. Confirme também se ele pertence ao grupo em que a permissão foi ativada.
Todos os usuários da empresa vão passar a ver quanto pagamos? Não. Só enxergam o relatório os usuários que pertencem a um grupo com a permissão ativa. Se o acesso deve ficar restrito ao financeiro, ative a permissão apenas nesse grupo.
Preciso solicitar a liberação à Paytrack? Não. A liberação é feita pela sua própria empresa, nas Configurações.
Como usar o relatório
O que é o mês de referência? É o mês a que a cobrança se refere. Cada linha da tela corresponde a um mês de referência, da mais recente para a mais antiga.
O que é a emissão do faturamento? É a data em que o faturamento daquele mês foi emitido. Ela é posterior ao mês de referência, porque a apuração acontece depois do fechamento do período.
Onde baixo o boleto e a nota fiscal? Nos botões à direita de cada mês. Use Boleto ou Nota fiscal para baixar um documento por vez, ou Todos para baixar os dois de uma só vez.
Consigo ver meses anteriores? Sim. Use a paginação no rodapé da tela para navegar entre os meses. O total de faturas disponíveis também aparece no rodapé.
Como vejo o detalhe de um mês? Clique no sinal de mais à esquerda do mês para abrir o detalhamento por módulo. Para abrir todos os meses da página de uma vez, use Expandir todos.
Consigo procurar uma cobrança específica? Sim. Use o campo Pesquise por módulo ou o botão de filtro ao lado, que permite filtrar por Módulo, Mês referência e Formato cobrança.
Para que serve o link Exportar? Ele baixa o detalhamento do módulo daquela linha, com as informações que compõem a cobrança.
Entender o que foi cobrado
O que significa cada coluna do detalhamento? Módulo é o item contratado. Qtd. contratada é a quantidade prevista em contrato. Formato cobrança é a forma como aquele módulo é cobrado. Qtd. utilizada é a quantidade considerada na apuração do mês. Valor com imposto é o quanto foi cobrado, já com impostos. Valor excedente com imposto é o valor adicional quando o uso ultrapassa o que foi contratado.
Qual a diferença entre quantidade contratada e quantidade utilizada? A contratada vem do seu contrato. A utilizada é o que foi considerado na apuração daquele mês. As duas aparecem em colunas separadas porque nem sempre são iguais, e a diferença entre elas nem sempre altera o valor cobrado.
O que são os formatos de cobrança? Anualizado significa que a cobrança do módulo é feita de forma anual. Valor fixo por faixa significa que o valor é definido por faixas de uso. Valor fixo por quantidade significa que o valor acompanha a quantidade apurada. O formato de cada módulo é o que foi acordado em contrato.
Por que um módulo aparece com valor zero mesmo tendo uso? Isso acontece em módulos com cobrança anualizada. O uso é registrado normalmente, mas o valor não é lançado naquele mês porque a cobrança já foi feita de outra forma.
O que é o valor excedente? É o valor adicional cobrado quando o uso ultrapassa o limite contratado. Quando não há excedente no mês, a coluna aparece sem valor.
Aparece um módulo que eu não reconheço. O que faço? Os módulos listados são os que constam no seu contrato com a Paytrack. Se algum deles não fizer sentido, fale com o time de atendimento da Paytrack.
O valor total do mês não bate com o meu boleto. O valor total exibido na linha do mês é o mesmo do boleto e da nota fiscal daquela competência. Antes de abrir um chamado, confirme se você está olhando o mês de referência correto, e não a data de emissão do faturamento.
Diferenças em relação aos relatórios gerenciais
Qual é a diferença entre os dois? O Histórico de cobranças responde quanto você paga de mensalidade para a Paytrack. Os relatórios gerenciais respondem o que aconteceu na sua operação: quem usou o sistema, o que foi emitido e o que foi gasto. São perguntas diferentes.
Contei os usuários no CAD16 e o número não bate com a cobrança. Está errado? Não. O CAD16 parte do período que você filtrou e conta colaboradores com relatório nesse intervalo. O Histórico de cobranças parte do mês de referência do faturamento e aplica o critério definido em contrato para cada módulo. Como o ponto de partida é outro, os totais podem não coincidir.
Posso usar os relatórios gerenciais para conferir a fatura? Para conferir o valor da mensalidade, o Histórico de cobranças é a referência. Ele é a única fonte alinhada ao contrato, ao boleto e à nota fiscal. Os relatórios gerenciais servem para acompanhar o uso e ratear o custo internamente.
E o CAD01? O CAD01 mostra os usuários com relatório no período, sem o agrupamento por empresa e sem a separação entre travel e expense. Por trazer menos recortes que o CAD16, ele se afasta ainda mais da lógica da cobrança.
E o CAD02? O CAD02 mostra a base de usuários cadastrados. Estar cadastrado não é o mesmo que estar ativo, e nenhum dos dois significa automaticamente o que entra na cobrança. Uma base com muitos cadastros inativos tende a mostrar um número maior do que o da fatura.
E o CAD10? O CAD10 lista os cartões de adiantamento vinculados aos colaboradores, com status e período de ativação. É um relatório de gestão de cartões, e a contagem dele não reproduz a quantidade utilizada que aparece na cobrança.
Os demais relatórios gerenciais ajudam a conferir a mensalidade? Não. Os relatórios das famílias RDV, GER, AGE e SOL tratam da operação: despesas, prestações de contas, emissões, políticas, cotações e orçamento. Eles não têm relação com a mensalidade paga à Paytrack.
Valores pagos à agência de viagens
Onde vejo quanto pago à agência de viagens? No relatório Faturamento Agência, dentro do módulo de viagens. Ele é separado do Histórico de cobranças.
O que aparece no Faturamento Agência? Na aba Cobranças ficam as faturas da agência, separadas entre Fee e Despesa, com data da cobrança, data de vencimento e status. Na aba Reembolsos ficam os estornos, por serviço, com relatório, localizador e viajante.
Esses valores entram na minha mensalidade? Não. São coisas diferentes. A mensalidade é o que você paga à Paytrack pelos módulos contratados. O Faturamento Agência é o que você paga à agência pelas viagens: emissões, fee e taxas.
Somei as cobranças da agência e o valor ficou maior do que o esperado. Verifique também a aba Reembolsos. Os estornos aparecem com valor negativo e abatem as cobranças, então o valor efetivo é o das cobranças menos os reembolsos do período.