Ao longo do seu contrato com a Paytrack, você pode receber diferentes tipos de cobrança, cada uma relacionada a um motivo específico. Este artigo te ajuda a identificar rapidamente qual cobrança você recebeu, o que ela significa e onde conferir os detalhes.
Primeiro passo: identifique o tipo de documento
A Paytrack emite dois tipos de documento diferentes:
| Tipo de Documento | Como Reconhecer | Cobranças Emitidas neste Formato |
|---|---|---|
| NFS-e (Nota Fiscal de Serviço eletrônica) | Layout padrão "DANFSe", contendo campos específicos de tributação (ISSQN, IRRF, PIS/COFINS, etc.). | Mensalidade (MRR), Anualidade (ARR), Setup, Serviços Offline e Fee por Transação. |
| Nota de Débito | Documento customizado com o logotipo da Paytrack no cabeçalho e o título "Nota de Débito nº...". Não possui campos de tributação de serviços. | Novo Travel e Cartão Swap (Paytrack Card). |
Resumo:
Encontre sua cobrança direto na tabela abaixo e vá direto ao ponto:
| Cobrança | Documento | Como identificar rapidamente |
|---|---|---|
| Mensalidade (MRR) | NFS-e | Informações Complementares: "Mensalidade SaaS" |
| Anualidade (ARR) | NFS-e | Informações Complementares: "Pacote Anual SaaS" |
| Setup | NFS-e | Descrição do Serviço: "SETUP" |
| Serviços Offline | NFS-e | Descrição/Informações Complementares: "MRR - Viagens Serv. OFF" |
| Fee por Transação | NFS-e | Descrição: "FEE NACIONAL/INTERNACIONAL ONLINE/OFFLINE" |
| Novo Travel | Nota de Débito | Descrição: "Despesa de reembolso Travel" |
| Cartão Swap | Nota de Débito | Descrição: "Cartão Swap" |
MRR - Mensalidade
Documento: NFS-e
Esta nota refere-se à mensalidade do sistema Paytrack. A primeira mensalidade é emitida no momento do aceite da proposta comercial, e as mensalidades subsequentes são emitidas mensalmente, até o dia 10 de cada mês.
Como identificar: a Descrição do Serviço costuma trazer todos os módulos contratados e o valor unitário destes, e também no campo Informações Complementares, aparece o texto "Mensalidade SaaS".
A proposta comercial contempla todos os detalhes da negociação firmada, incluindo condições acordadas, valores de cada módulo e valor total da mensalidade.
💡 Se no mês houver usuários ativos acima da faixa contratada, a cobrança de usuários excedentes entra como um item adicional dentro desta mesma nota. Veja mais na seção Perguntas gerais sobre faturamento.
Caso haja alguma divergência entre o valor contratado em proposta comercial e a nota fiscal emitida, deve ser visto junto ao time financeiro para tratativa. Caso a dúvida seja quanto à negociação realizada, deve ser procurado seu gerente de contas.
Segue abaixo o modelo de nota fiscal emitido:
ARR - Anualidade
Documento: NFS-e
Esta nota refere-se à anualidade do sistema Paytrack. Em vez de cobranças mensais, ela reflete o valor total do período contratado, emitido de uma só vez.
Como identificar: no campo Informações Complementares aparece o texto "Pacote Anual SaaS". Na Descrição do Serviço, você verá os módulos contratados com quantidade "12", representando os 12 meses cobrados de uma só vez, cada um com seu valor unitário e total.
A proposta comercial contempla todos os detalhes da negociação firmada, incluindo condições acordadas, valores de cada módulo e valor total da anualidade.
Caso haja alguma divergência entre o valor contratado em proposta comercial e a nota fiscal emitida, deve ser visto junto ao time financeiro para tratativa. Caso a dúvida seja quanto à negociação realizada, deve ser procurado seu gerente de contas responsável.
Segue abaixo o modelo de nota fiscal emitido:
Setup
Documento: NFS-e
Esta nota refere-se ao trabalho de implantação e configuração do sistema Paytrack para a sua empresa. É uma cobrança feita uma única vez, no momento da implantação inicial ou quando há contratação de um novo módulo ou projeto.
Como identificar: diferente das demais, aqui é a própria Descrição do Serviço que traz o texto "SETUP" diretamente, com quantidade, valor unitário e total.
Um detalhe: Esta é a única nota que apresenta retenção de contribuições sociais (PIS/COFINS/CSLL retidos) discriminada nos campos de tributação federal.
A proposta comercial contempla os detalhes da negociação, incluindo o valor do setup e o que está incluso, parametrização da plataforma, habilitação dos módulos contratados e suporte inicial.
Caso haja alguma divergência entre o valor contratado em proposta comercial e a nota fiscal emitida, deve ser visto junto ao time financeiro para tratativa. Caso identifique cobrança de setup sem ter contratado um novo módulo ou projeto, deve ser procurado seu gerente de contas ou executivo responsável.
Segue abaixo o modelo de nota fiscal emitido:
Fee - Serviços Offline
Documento: NFS-e
Esta nota refere-se às solicitações realizadas pelos consultores de viagens da Paytrack, acionados pelo viajante através do botão "Solicite à Agência", dentro da plataforma. Toda vez que esse caminho é usado, o consultor realiza a solicitação manualmente, e é esse trabalho que gera a cobrança.
Como identificar: tanto a Descrição do Serviço quanto as Informações Complementares trazem o texto "MRR - Viagens Serv. OFF". As Informações Complementares também mostram a competência (mês de referência das solicitações) e o número de OS/Fatura, que permite rastrear exatamente quais solicitações geraram a cobrança.
É emitida mensalmente, geralmente nos primeiros dias úteis do mês, cobrindo as solicitações do mês anterior. A proposta comercial contempla o valor cobrado por solicitação.
Caso haja alguma divergência entre a quantidade de solicitações cobradas e a esperada, deve ser visto junto ao time financeiro para tratativa. Caso tenha dúvida quanto à negociação do valor por solicitação, deve ser procurado seu gerente de contas ou executivo responsável.
Segue abaixo o modelo de nota fiscal emitido:
Fee por Transação
Documento: NFS-e
Esta nota refere-se ao módulo de Viagens do Paytrack, calculada com base nas reservas e solicitações efetivamente realizadas na plataforma: aéreo, hotel, carro etc.
Como identificar: a Descrição do Serviço traz uma ou mais linhas, cada uma começando com "FEE", seguida do tipo de transação: Fee Nacional Online, Fee Nacional Offline, Fee Internacional Online ou Fee Internacional Offline, com quantidade, valor unitário e total de cada. As Informações Complementares confirmam com "FEE - COMPETÊNCIA .../ NÚMERO DE OS/FATURA".
É emitida mensalmente, geralmente nos primeiros dias úteis do mês, cobrindo as solicitações do mês anterior. A proposta comercial contempla o valor cobrado por tipo de transação.
Caso haja alguma divergência entre a quantidade de solicitações cobradas e a esperada, deve ser visto junto ao time financeiro para tratativa. Caso tenha dúvida quanto à negociação dos valores por tipo de transação, deve ser procurado seu gerente de contas ou executivo responsável.
Segue abaixo o modelo de nota fiscal emitido:
Novo Travel (nota de débito do Faturamento Agência Paytrack)
Documento: Nota de Débito
Esta nota de débito refere-se ao pagamento das reservas feitas pela agência de viagens Paytrack, como passagens aéreas, hotéis e outros serviços. Quando o fornecedor (companhia aérea, hotel etc.) emite o faturamento contra a Paytrack, nós pagamos o fornecedor e, posteriormente, repassamos esse valor à sua empresa através desta nota.
Se você tem um cartão próprio cadastrado para pagamento das solicitações de viagem, o faturamento junto à Paytrack acontece apenas em situações excepcionais — por exemplo, diante de um erro no cartão de crédito ou de algum imprevisto relacionado a ele. Essa medida é adotada para não prejudicar o viajante e para garantir as melhores condições disponíveis no momento da solicitação.
Como identificar: o documento possui o logo da Paytrack no cabeçalho e o título "Nota de Débito". No campo Descrição, consta "Despesa de reembolso Travel". O número de OS/Fatura aparece no campo Observações, e é ele que você usa para consultar os detalhes da reserva.
Os detalhes completos podem ser conferidos diretamente no Paytrack: acesse Viagens → Faturamento Agência, pesquise pelo número da fatura e clique em Exportar para baixar o relatório.
A nota é emitida conforme prazo negociado em proposta comercial (ex: 7+7, 15+15), cobrindo as solicitações do período anterior.
Caso alguma reserva ou serviço seja cancelado após a emissão e o valor já conste em fatura, o reembolso é aplicado automaticamente nas próximas faturas, após o recebimento do valor do fornecedor e a conclusão dos processos internos da Paytrack.
Segue abaixo o modelo de nota fiscal emitido:
Cartão Swap (Paytrack Card)
Documento: Nota de Débito.
Esta nota de débito refere-se à emissão do cartão físico Paytrack Card, cobrindo os custos de produção e envio. É uma cobrança sob demanda, ou seja, só aparece quando há uma solicitação de emissão de novo cartão.
Como identificar: É uma Nota de Débito, identificada pelo logo da Paytrack e pelo título "Nota de Débito". No campo Descrição, consta diretamente "Cartão Swap".
A proposta comercial contempla o valor unitário de emissão.
Caso haja alguma divergência, ou você identifique a cobrança de um cartão que não foi solicitado, deve ser visto junto ao time financeiro para tratativa.
Segue abaixo o modelo de nota fiscal emitido: