Agente de Despesas

Ele avalia tecnicamente cada comprovante, identifica possíveis sinais de risco e apresenta o resultado por meio de um indicador de risco, ajudando o aprovador a entender rapidamente quais despesas estão em conformidade e quais precisam de uma conferência mais cuidadosa.

A partir das análises realizadas, o Agente de Despesas classifica cada despesa em três níveis:

• 🔵 Baixo risco
• 🟡 Médio risco
• 🔴 Alto risco

O objetivo é reduzir o tempo gasto na conferência manual, trazer mais clareza para o aprovador e direcionar a atenção para as despesas que realmente exigem análise.

⚠️ Importante

• Funcionalidade em estágio de piloto.
• Disponível apenas na nova tela de aprovação (all-in-one).
• Para saber mais sobre a adesão, consulte o CSM da sua empresa.

🔎 O que o Agente de Despesas analisa

Ao submeter uma despesa para aprovação, o Agente de Despesas inicia automaticamente uma análise técnica do comprovante, aplicando uma sequência de checagens alinhadas a boas práticas de segurança e antifraude.

Entre as análises realizadas estão:

• Autenticidade do documento: verifica se o comprovante apresenta características de um documento original ou se há sinais de que tenha sido gerado artificialmente por IA.
• Sinais de edição: verifica se o comprovante apresenta indícios de edição por software ou registros de modificação.
• Consistência visual: analisa padrões visuais do comprovante em busca de inconsistências que possam indicar alterações.

Além da análise do comprovante, o Agente de Despesas também pode sinalizar:

• Despesas duplicadas.
• Valores atípicos.
• Despesas fora da política da empresa.

Toda essa análise acontece em segundo plano, sem alterar o processo de registro de despesas do colaborador.

🚦 Jornada de aprovação com o Agente de Despesas

Para o colaborador

A atuação do Agente de Despesas não altera o processo de registro:

• Não há mudanças no processo de registro de despesas.
• Nenhuma ação adicional é necessária.
• O indicador de risco não é exibido para o colaborador.

Para o aprovador

O Agente de Despesas apresenta os resultados da análise ao longo da jornada de aprovação, em três momentos:

1. Na lista de aprovações

Antes mesmo de abrir um relatório, o Agente de Despesas ajuda a organizar a fila de aprovação em dois grupos:

• Risco detectado: o alerta "Relatórios contendo despesas com riscos significativos" destaca os relatórios que exigem conferência antes da aprovação.
• Pronto para aprovar: o bloco "Relatórios prontos para aprovação rápida" reúne os relatórios em que não foram detectados sinais de risco significativos.

Essa organização permite que o aprovador priorize as solicitações que precisam de maior atenção.

2. Na análise das despesas

Ao acessar um relatório e selecionar uma despesa, o aprovador visualiza o farol de risco:

• 🔵 Baixo risco — alta confiança na autenticidade do comprovante.
• 🟡 Médio risco — requer atenção e conferência mais cuidadosa.
• 🔴 Alto risco — indícios mais fortes de inconsistência ou alteração.

Em "Ver mais detalhes", o aprovador acessa o detalhamento completo da análise: quais checagens foram feitas, quais passaram e quais apontaram inconsistência. Também é possível visualizar a distribuição de risco das despesas dentro do relatório para priorizar a análise.

3. Na finalização do relatório

No momento de finalizar o relatório, o farol de risco continua visível por despesa, apoiando a decisão final do aprovador.

⚠️ Justificativa obrigatória para despesas de alto risco

Despesas classificadas como alto risco não podem ser aprovadas sem justificativa. Saiba mais em Como justificar uma despesa de alto risco?.

FAQ

1. Alto risco significa que o comprovante é falso?

Não necessariamente. A classificação indica que foram identificados sinais de inconsistência ou possível manipulação e que a despesa deve ser analisada com mais atenção.

2. O colaborador vê o farol ou precisa fazer algo diferente?

Não. O fluxo do colaborador permanece o mesmo e nenhuma ação adicional é necessária.

3. O Agente de Despesas substitui a conferência humana?

Não. O agente apoia a análise do aprovador, reduzindo a subjetividade e destacando as despesas que podem exigir mais atenção.

4. Despesas com alto risco são bloqueadas ou reprovadas automaticamente?

Não. O Agente de Despesas apenas sinaliza o risco. A decisão de aprovar, reprovar ou solicitar ajustes continua sendo do aprovador, de acordo com a política da empresa.

5. O Agente de Despesas aprova despesas sozinho?

Não. Atualmente, o agente classifica o risco e ajuda a organizar a fila de aprovação, mas todas as aprovações continuam passando pelo aprovador.

6. O Agente de Despesas analisa todas as despesas ou apenas uma amostra?

Todas. A análise é aplicada a 100% dos comprovantes submetidos, e não por amostragem.

Mais segurança na aprovação

O Agente de Despesas atua em segundo plano para analisar os comprovantes, identificar possíveis riscos e organizar essas informações para o aprovador.

Com isso, o processo de aprovação ganha mais visibilidade, agilidade e direcionamento, sem alterar a experiência do colaborador.

O aprovador continua responsável pela decisão final, enquanto o Agente de Despesas cuida da análise e destaca onde vale a pena concentrar a atenção.