Como justificar uma despesa com política violada?
🧾 Cenário
O colaborador ou administrador precisa justificar uma despesa que violou alguma política interna da empresa. Essa exigência está relacionada à seguinte regra configurada no sistema Paytrack:
"Justificar a aprovação de relatório com políticas violadas."
Essa regra exige que qualquer despesa ou relatório que não esteja de acordo com as políticas da empresa seja acompanhada de uma justificativa para aprovação.
❓ Por que preciso justificar uma despesa com política violada?
Algumas empresas definem, como prática obrigatória, que relatórios com violações de política só sejam aprovados mediante uma justificativa. Isso reforça o controle, a transparência e o alinhamento com as regras internas de compliance.
Se, ao aprovar um relatório (de viagem, adiantamento ou prestação de contas), aparecer a seguinte mensagem:
“Informe a justificativa”
Isso significa que uma ou mais despesas nesse relatório violaram uma política estabelecida. O sistema exige, então, que você insira uma justificativa para seguir com a aprovação.
🚧 O que acontece se eu não justificar?
Sem a justificativa, não será possível prosseguir com a aprovação. O sistema bloqueará a ação até que o campo de justificativa seja preenchido corretamente.
📝 Como inserir a justificativa?
Siga o passo a passo abaixo:
- Acesse o relatório desejado no sistema Paytrack.
- Vá até a aba “Despesas” dentro do relatório.
- Clique em “Aprovar” na despesa que apresenta violação.
- No campo solicitado, insira a justificativa para a aprovação dessa despesa.
- Após preencher, a aprovação poderá ser concluída normalmente.
👤 E se eu for o aprovador?
O processo é o mesmo. Ao tentar aprovar um relatório com política violada, o sistema também solicitará que você, como aprovador, informe o motivo da aprovação.
Essa medida garante que todos os envolvidos no fluxo estejam cientes da violação e da justificativa apresentada.
✅ Resumo
- Relatórios com despesas fora da política exigem justificativa para aprovação.
- Sem justificativa, o sistema não permite seguir.
- A justificativa deve ser preenchida tanto pelo colaborador quanto pelo aprovador.
- O objetivo é garantir conformidade e controle interno.
Se precisar de ajuda para identificar quais políticas foram violadas no relatório, consulte a aba de detalhes ou procure o time responsável por suporte interno. Estamos aqui para ajudar! 💙