Viajante, acompanhante e convidado: qual a diferença entre eles nas despesas e reservas do Paytrack?

Há alguns termos que podem gerar dúvidas no momento das reservas (sejam elas de passagens aéreas, hotéis ou carros) e também na geração de despesas e finalização de relatórios quanto ao papel de cada usuário.

Assim, separamos os 3 tipos de usuários existentes no Paytrack para que você saiba como e quando utilizar cada um deles.

• Viajante:

O viajante é o colaborador da empresa que utiliza o Paytrack com o principal objetivo de viajar a trabalho. Ele tem acesso às opções de solicitação de hospedagem, passagens aéreas, locação de carros e outros serviços, além de prestar contas, receber adiantamentos e receber reembolsos, tudo por via dos relatórios.

• Acompanhante:

Os acompanhantes também são colaboradores da empresa. Porém, quando estão em viagem ou incorrem em alguma despesa que não sairá do seu centro de custo, ou seja, quem irá prestar contas é outro usuário, este é visto como um acompanhante.

Ao gerar o relatório de prestação de contas, você poderá verificar o nome do acompanhante:

• Convidado:

Usuários convidados são pessoas que estão envolvidas no relatório mas não são colaboradores da empresa. Podem ser fornecedores, auditores, consultores ou outros. 

Os usuários convidados sempre estarão destacados nos processos e relatórios do Paytrack, conforme a padronização a seguir:  

Assim, caso você precise solicitar um relatório para alguém que não tem usuário no Paytrack ou não faz parte da sua empresa, é possível cadastrá-lo apenas como Convidado.

Quando cadastrado dessa forma, a pessoa não terá acesso a ferramenta e o relatório deverá ser aberto por um solicitante (que pode ser, inclusive, o viajante) que ficará responsável por todo o relatório.

Desta forma, os serviços ou prestações de contas podem ser solicitados em nome do convidado mesmo que ele não tenha acesso à ferramenta para alterar o relatório.

Como cadastrar um convidado?

Para cadastrar um convidado, você pode acessar Configurações > Usuários > Convidado > +Adicionar (ou Importar e preencher a planilha de importação para que seja feito o cadastro de diversos convidados).

Inclusive, caso o seu convidado venha se tornar um colaborador no futuro, basta selecionar a opção "Converter convidado a colaborador", no final da tela de cadastro.

Você também pode cadastrar um convidado no momento em que solicita o relatório. Para acessar o passo a passo, clique aqui.

O que posso solicitar no relatório do convidado?

Para os convidados, é possível solicitar serviços como aéreo, hospedagem, carro e até mesmo realizar prestações de contas.

Mas atenção! Apenas relatórios que possuírem colaboradores atrelados aos convidados serão habilitados para solicitar adiantamento, e este será sempre vinculado ao colaborador.

Que política o relatório do convidado irá seguir?

O relatório sempre seguirá a política do solicitante. Assim, mesmo que exista um colaborador neste relatório, ele seguirá a política do solicitante.

Para saber qual a politica o relatório irá seguir, acesse esse link.

Como eu incluo um convidado no meu relatório pela web? 

Para incluir um convidado a um relatório, basta clicar no fluxo desejado e uma nova seção aparecerá para selecionar quem fará parte do relatório. Neste momento, podemos pesquisar um convidado e adicionar até 6 (seis) participantes ao relatório. Basta clicar em Adicionar > Colaborador. Isso abrirá uma nova aba de pesquisa onde é possível selecionar Convidado.

Caso o convidado já possua cadastro basta pesquisá-lo pelo nome na área de "Nome" e o Paytrack fará a busca automática. Caso o convidado ainda não esteja cadastrado, é possível cadastrá-lo nesse momento, na tela de cadastro de convidado.

Como eu incluo um convidado no meu relatório pelo app?
Para inserir outro colaborador pelo App, basta acessar o menu Pedidos e relatórios > botão + > selecionar o fluxo do relatório que deseja criar > informar a Descrição e Motivo do relatório > inserir o(s) colaborador(es) > botão Salvar.