Para parametrizar novos campos específicos em despesas basta acessar o menu de Configurações > Cadastros > Tipo de despesa:
Selecione uma despesa ou crie uma nova (veja como criar despesas em Como configurar tipos de despesa?)
Certifique-se de que a despesa está ativa.
Em Campos personalizados clique em +Adicionar e defina o nome de exibição, o tipo de informação e se o campo será preenchido no momento do pedido ou da cotação. Você poderá ainda ordenar a exibição dos campos criados.