Você precisa aprovar uma solicitação no Paytrack, mas gostaria de incluir um comentário ou orientação para o colaborador antes de concluir a aprovação?
Atualmente, a plataforma não possui um campo de observação livre ou opcional no momento da aprovação de uma solicitação.
No entanto, existem situações específicas em que o sistema solicita uma justificativa obrigatória. Além disso, é possível utilizar a funcionalidade de mensagens para se comunicar com o colaborador sem precisar reprovar o relatório.
Neste artigo, explicamos como funciona cada situação, como configurar as justificativas obrigatórias e quais alternativas estão disponíveis.
1. Como funciona a aprovação de solicitações?
Ao aprovar uma solicitação no Paytrack, o comportamento pode variar conforme as regras e políticas configuradas pela empresa.
Confira os principais cenários:
Aprovação sem violação de política
Quando a solicitação está dentro das políticas estabelecidas, o aprovador pode realizar a aprovação normalmente.
Nesse cenário:
- Não é apresentado um campo para inserir comentários ou observações.
- O aprovador confirma a ação pelo botão Aprovar.
- A solicitação segue para a próxima etapa do fluxo ou para sua conclusão, conforme a configuração da empresa.
Reprovação de uma solicitação
Ao reprovar uma solicitação, o preenchimento da justificativa é obrigatório.
Essa informação permite que o colaborador compreenda o motivo da reprovação e identifique possíveis ajustes necessários.
Aprovação com violação de política
Em determinadas situações, a solicitação pode apresentar alguma violação de política, como valores acima dos limites estabelecidos ou descumprimento de regras configuradas pela empresa.
Nesses casos, o sistema pode exigir que o aprovador informe uma justificativa para autorizar a exceção e prosseguir com a aprovação, desde que as regras correspondentes estejam habilitadas na política utilizada.
Importante: A justificativa exigida por uma violação de política não funciona como um campo livre de observações. Sua finalidade é registrar o motivo da aprovação de uma exceção.
2. Em quais situações a aprovação pode exigir uma justificativa?
A plataforma pode solicitar justificativas obrigatórias em cenários específicos, como:
- Violações de política: quando uma solicitação apresenta alguma regra de viagem ou despesa descumprida.
- Despesas com indicadores de risco: durante a conferência, quando existem despesas sinalizadas com risco significativo.
- Exceções de orçamento: quando as regras configuradas pela empresa exigem aprovação para situações que ultrapassam os limites orçamentários.
A apresentação dessas justificativas depende do tipo de solicitação, das configurações da empresa e das regras aplicáveis ao processo.
3. Como configurar a justificativa obrigatória na aprovação?
Você sabia que é possível configurar o Paytrack para exigir uma justificativa quando um aprovador autorizar despesas ou relatórios que apresentam violações de política?
Para isso, é necessário habilitar as regras correspondentes na política utilizada pela solicitação.
Como habilitar essas regras?
- Acesse o menu Configurações > Políticas.
- Localize e selecione a política que deseja configurar.
- Acesse a aba Regras.
- No campo de pesquisa, digite "Justificar a aprovação de".
- Localize as regras disponíveis e habilite aquelas que deseja utilizar:
- Justificar a aprovação de despesas com política violada: exige uma justificativa para aprovar despesas que apresentam violações de política.
- Justificar a aprovação de relatórios com políticas violadas: exige uma justificativa para aprovar relatórios que apresentam violações de política.
- Verifique as configurações nas seções correspondentes, como Viagem, Adiantamento e Despesas.
- Salve as alterações realizadas, conforme as opções disponíveis na plataforma.
Confira abaixo onde localizar essas configurações:
O que acontece após habilitar as regras?
Com as configurações ativadas, quando uma despesa ou relatório apresentar uma violação de política contemplada pela regra, o sistema solicitará que o aprovador informe uma justificativa antes de concluir a aprovação.
Atenção: Essas configurações não habilitam um campo opcional para comentários em todas as aprovações. A justificativa será solicitada apenas quando houver uma violação correspondente à regra habilitada.
Caso sua empresa utilize diferentes políticas, é importante verificar em quais delas essas regras precisam ser ativadas.
4. Como enviar uma mensagem ao colaborador sem reprovar o relatório?
Se você precisa orientar o colaborador, esclarecer alguma informação ou registrar um alinhamento, não é necessário reprovar a solicitação apenas para enviar um comentário.
O Paytrack disponibiliza a funcionalidade de Mensagens / Follow-up, que permite a comunicação entre os envolvidos na solicitação.
- Como utilizar?
- Acesse a solicitação desejada no Paytrack.
- Localize a funcionalidade de Mensagens / Follow-up, disponível conforme o contexto da solicitação.
- Abra a conversa e escreva sua mensagem.
- Envie a orientação ao colaborador.
Confira abaixo onde localizar essa funcionalidade:
Assim, você poderá se comunicar com o solicitante sem precisar utilizar a reprovação como meio de comunicação.
Dica: Utilize as mensagens para esclarecer dúvidas, solicitar informações adicionais ou compartilhar orientações relacionadas à solicitação.
Atenção: O envio de uma mensagem não substitui uma aprovação ou reprovação. As ações do fluxo continuam sendo realizadas separadamente.
5. É possível habilitar um campo de observação opcional na aprovação?
Atualmente, não existe uma configuração administrativa que permita habilitar um campo livre de observações no momento de aprovar uma solicitação.
As regras apresentadas neste artigo permitem exigir justificativas em situações de violação de política, mas não disponibilizam um campo opcional para comentários em aprovações comuns.
Caso sua empresa necessite dessa funcionalidade, você pode encaminhar uma sugestão de melhoria para avaliação do nosso time de Produto.
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