Porque o relatório não passou corretamente pela aprovação?
Cenário de aplicação
O usuário (colaborador, viajante ou solicitante) submeteu o Relatório X para aprovação, mas identificou que foi enviado para o aprovador errado.
É bastante comum que haja falha de interpretação das configurações de fluxo e hierarquias, principalmente em empresas que utilizam aprovações por alçada e centros de custo. Por isso, é fundamental entender alguns conceitos para validar o aprovador do relatório.
Parâmetros do Ambiente
Ambiente: Plataforma WEB / Aplicativo Mobile
Versão: N/A (Todas as versões)
Módulo: Despesas e Viagens
Perfil do Usuário Impactado: Colaborador / Viajante / Solicitante
Perfil do Usuário Apto para Solucionar: Administrador
Solução e passo a passo
O que vai determinar quem é o aprovador do relatório é a configuração da Hierarquia de aprovação vinculada ao fluxo do relatório.
Para identificar o aprovador do relatório, siga a estrutura de análise abaixo:
Resumo da Análise
Identificar o Fluxo do relatório
Identificar a configuração das hierarquias de aprovação
Consultar o cadastro de hierarquias
Consultar o cadastro de usuário do aprovador
1. Como identificar no relatório qual fluxo foi utilizado?
Acesse o relatório desejado na plataforma.
No canto esquerdo da tela, identifique o painel com as informações gerais (número do relatório, breve descrição, data, etapa atual e data de criação).
Logo abaixo, na primeira seção do relatório, confira o campo de fluxo (por exemplo: "Adiantamento colaborador"). Esse é o fluxo que foi utilizado na criação.
2. Como identificar a configuração das Hierarquias de aprovação?
Acesse Configurações > Fluxos.
Selecione o fluxo utilizado no relatório (conforme identificado na etapa anterior).
Na guia Etapas, localize a etapa em que o relatório se encontra atualmente.
Clique no ícone de engrenagem da etapa de aprovação para conferir a configuração aplicada.
Importante:
Na etapa de aprovação podem existir múltiplas hierarquias configuradas. Por exemplo, caso haja política violada, o relatório pode ser direcionado para outra hierarquia e, consequentemente, para outro aprovador.
Outras configurações que impactam na alteração do aprovador incluem: aprovações por alçada, por centro de custo e as flags que definem aprovações em cascata.
3. Como identificar o aprovador na hierarquia?
Acesse Configurações > Hierarquias.
Selecione a opção Colaborador e aprovador.
No campo de pesquisa, busque pelo nome do colaborador do relatório.
O sistema exibirá somente as hierarquias onde o colaborador estiver cadastrado (como colaborador ou aprovador).
Selecione a hieraquia de aprovação da sequencia 1 identificada na configuração do fluxo e verifique se o colaborador está informado clique na subguia Aprovadores para identificar quem está configurado como aprovador deste colaborador.
Pontos de Atenção e Diagnóstico de Erros
Colaborador sem hierarquia/aprovador: Caso o colaborador não seja encontrado na hierarquia ou não possua aprovador vinculado, o sistema pulará a sequência de aprovação do fluxo.
Colaborador em hierarquia incorreta: Caso o colaborador esteja inserido na hierarquia errada, o relatório será enviado para o aprovador cadastrado nessa hierarquia incorreta.
Delegação de Ações ativa: Caso o aprovador esteja correto na hierarquia, mas o relatório tenha sido direcionado para outro usuário, verifique se há delegação configurada no perfil do aprovador em Configurações > Usuários > selecionar o aprovador > seção Delegar ações.
Relatórios antigos x Alteração recente de hierarquia: Se o colaborador está na hierarquia correta atualmente, mas um relatório específico foi para o aprovador, verifique se no momento da criação do relatório o colaborador estava na hierarquia anterior.
Dica de Auditoria: Para conferir a data em que o colaborador foi inserido na hierarquia, clique no ícone azul de log de auditoria dentro do cadastro da Hierarquia e compare a data com a data de criação do relatório.