Histórico de cobranças e relatórios gerenciais: qual é a diferença

O que é o Histórico de cobranças de mensalidades

O Histórico de cobranças de mensalidades mostra quanto a sua empresa paga de mensalidade para a Paytrack, mês a mês, com o detalhamento por módulo contratado. É nele que ficam o boleto e a nota fiscal de cada competência.

Cada linha corresponde a um mês de referência. Ao abrir o mês, você vê quais módulos foram cobrados, qual o formato de cobrança de cada um, a quantidade contratada, a quantidade utilizada e o valor com imposto.

O relatório trata apenas da mensalidade dos módulos Paytrack. Ele não mostra gastos de viagem, despesas lançadas por colaboradores nem valores pagos à agência de viagens.

Veja o passo a passo de como ativar a visualização do Histórico de Cobranças de Mensalidades.

Histórico de cobranças de mensalidade: como liberar o acesso ao relatório

A principal diferença

O Histórico de cobranças de mensalidades  responde quanto você paga. Os relatórios gerenciais respondem o que aconteceu na sua operação. São perguntas diferentes, e por isso os números nem sempre são os mesmos.

Os dois números estão corretos. O que muda é o que cada um está medindo.

Os relatórios gerenciais que costumam ser comparados

Entre os relatórios gerenciais, quatro tratam de usuários e de cartões. São esses que costumam gerar dúvida na hora de conferir a mensalidade.

CAD16, Usuários ativos no mês por empresa

Lista os colaboradores que utilizaram o sistema no período, agrupados por empresa, com a contagem de relatórios de cada um. Traz código de integração, unidade de faturamento, CNPJ, centro de custo e a separação entre travel, expense e travel e expense.

É o relatório mais próximo da lógica de cobrança, e por isso o mais comparado. A diferença é que ele parte do período que você filtrou e conta colaboradores com relatório nesse intervalo. O Histórico de cobranças parte do mês de referência do faturamento e aplica o critério definido em contrato para cada módulo. Como o ponto de partida é outro, o total pode não coincidir.

Use o CAD16 para saber quem usou e para distribuir o custo entre empresas e centros de custo. Para conferir o valor da fatura, consulte o Histórico de cobranças.

CAD01, Usuários ativos no mês

Mostra a relação de usuários que possuem relatório no período, com o total de relatórios por colaborador. É a versão sem o agrupamento por empresa e sem a separação entre travel e expense.

Por trazer menos recortes que o CAD16, ele se afasta ainda mais da lógica da cobrança. O CAD01 responde quem esteve ativo, não o que foi faturado.

CAD02, Usuários cadastrados

Apresenta a relação analítica de usuários cadastrados, com unidade de negócio, documento, e-mail, cargo, permissão, centro de custo e o indicador de ativo.

Neste caso a diferença não é de período. Estar cadastrado não é o mesmo que estar ativo, e nenhum dos dois significa automaticamente o que entra na cobrança. Uma base com muitos cadastros inativos tende a mostrar um número maior do que o da fatura.

CAD10, Cadastro de cartões de adiantamento

Lista os cartões de adiantamento vinculados aos colaboradores, com status do colaborador, data de solicitação, status corrente e se o cartão esteve ativo no período.

É um relatório de gestão de cartões. Serve para saber quem tem cartão e em que situação ele está. A contagem de cartões desse relatório não reproduz a quantidade utilizada que aparece na cobrança, porque os critérios de apuração são definidos em contrato.

Os demais relatórios gerenciais

Os relatórios das famílias RDV, GER, AGE e SOL tratam da operação: despesas lançadas, prestações de contas, emissões por agência, políticas violadas, cotações e orçamento. Eles não têm relação com a mensalidade paga à Paytrack e não reproduzem os valores da fatura.

Por que os números podem não coincidir

Os períodos são diferentes. O Histórico de cobranças organiza tudo por mês de referência do faturamento. O relatório gerencial mostra o intervalo que você escolheu no filtro. Se os dois recortes não forem exatamente iguais, os totais divergem.

O critério de contagem é diferente. O relatório gerencial conta colaboradores que registraram relatório no período, ou cartões vinculados a colaboradores. A cobrança aplica o critério definido em contrato para cada módulo, que nem sempre corresponde ao mesmo registro.

Uso não é o mesmo que valor. Cada módulo tem um formato de cobrança próprio: anualizado, valor fixo por faixa ou valor fixo por quantidade. Em um módulo anualizado, o valor do mês pode aparecer como zero mesmo com uso registrado, porque a cobrança já foi feita de outra forma. Em cobrança por faixa, o valor só muda quando o uso ultrapassa o limite contratado. Por isso, contar usuários em um relatório gerencial não chega ao valor cobrado.

Contratado não é o mesmo que utilizado. O Histórico de cobranças mostra as duas quantidades em colunas separadas justamente porque são coisas distintas. Você pode ter contratado uma quantidade e utilizado outra, e isso nem sempre altera o valor cobrado.

Qual relatório usar em cada situação

Sempre que a dúvida for sobre o valor da mensalidade, o Histórico de cobranças de mensalidade é a referência. Ele é a única fonte alinhada ao contrato, ao boleto e à nota fiscal.

O que você paga à agência de viagens fica em um lugar separado. Emissões, fee e taxas aparecem no relatório Faturamento Agência, na aba Cobranças, e os estornos na aba Reembolsos. São valores da agência, não da mensalidade Paytrack.