Estamos lançando uma nova tela de aprovação que revoluciona a forma como as viagens corporativas e as despesas são aprovadas, com uma visão de Pacote de Viagens.
A partir de agora, tanto na plataforma Web como no Aplicativo, os aprovadores terão uma visão agrupada por viagem ou despesa, reunindo:
- Solicitações de serviços de viagem: voos, hotéis, locações de carro, ônibus e outros serviços solicitados diretamente à agência de viagens
- Solicitações de despesas: adiantamentos, diárias e reembolsos
Essa tela conecta tudo que foi solicitado para uma mesma viagem ou solicitação de despesa, mesmo que feito em momentos diferentes, em um pacote único, claro e inteligente.
WEB
APP
🧭 Índice de Navegação
- Por que essa entrega é importante?
- Quem será impactado?
- O que mudou comparado à antiga tela de aprovação?
- Quais os filtros disponíveis na nova tela?
- Como aprovar ou reprovar as solicitações de forma agrupada ou individual?
- Como acompanhar o histórico de aprovações e reprovações?
- Como o sistema agrupa os serviços de viagem e despesas?
✨ Por que essa entrega é importante?
Pela primeira vez, será possível visualizar o valor total de uma viagem de forma integrada, trazendo mais clareza, agilidade e controle para quem realiza as aprovações.
A nova visão, no formato de um “pacote de viagem”, revoluciona a experiência do aprovador: o que antes exigia múltiplos cliques e aprovações separadas agora pode ser resolvido com um único clique. Todos os serviços e despesas relacionados à mesma viagem são reunidos em uma visão unificada, permitindo uma aprovação rápida e assertiva.
Essa é uma entrega inédita no mercado brasileiro de viagens corporativas, posicionando a Paytrack na vanguarda como uma das Traveltechs mais inovadoras do setor.
👥 Quem será impactado?
Nesta Fase 1, a novidade será disponibilizada exclusivamente para usuários com perfil de aprovador, por meio da nova tela de Aprovação.
Na Fase 2 do projeto, a funcionalidade será expandida para viajantes, solicitantes e gestores, com o lançamento da nova tela para Encontrar Viagens, que trará a mesma visão integrada e inteligente da viagem com suas devidas despesas atreladas.
✅ O que mudou comparado à antiga tela de aprovação?
A nova tela tem um layout renovado, com uma experiência mais intuitiva e centrada nas necessidades do aprovador. Os principais diferenciais:
- Visualização do valor total da viagem
- Acesso a todos os detalhes da solicitação sem abrir item por item
- Destaque para políticas violadas, anexos e observações
- Visualização de outros aprovadores e do histórico de aprovações
- Indicação clara de itens já aprovados ou reprovados dentro do pacote
- Pesquisa mais eficiente, com filtros otimizados
- Aprovação agrupada ou individual dos itens pendentes
- Mais transparência na aprovação de serviços com alteração de preço
Importante:
Essa entrega não altera as mudanças implementadas na Nova Jornada, lançada em 2024.
Apesar da nova visão agrupada — que exibe serviços de viagem e despesas relacionados à mesma data em um único pacote visual —, cada serviço continua vinculado ao seu respectivo relatório/solicitação individual.
Ou seja, os fluxos de solicitação e aprovação seguem inalterados, conforme previamente configurados. O que estamos fazendo é identificar automaticamente solicitações que compartilham a mesma data de viagem, viajante e unidade de negócio. Quando essa correspondência acontece, oferecemos uma visualização consolidada para facilitar a aprovação.
No entanto, cada solicitação/relatório permanece independente, respeitando os fluxos e processos definidos por sua empresa.
🔍 Quais os filtros disponíveis na nova tela?
A nova tela de aprovação oferece diversos filtros que facilitam a localização e o gerenciamento das solicitações. São eles:
Filtros principais
Logo ao acessar a tela, três filtros principais estão disponíveis:
- Barra de pesquisa: permite buscar por número ou descrição da solicitação/relatório, nome ou CPF do colaborador/viajante.
- Pendentes para mim: exibe ape nas os pacotes de viagem com solicitações/relatórios que estão aguardando a aprovação direta do usuário logado.
- Aprovadas ou reprovadas: exibe os pacotes de viagem cujas solicitações/relatórios já foram totalmente aprovados ou reprovados.
Filtros adicionais
Também é possível refinar ainda mais a busca com os seguintes filtros:
- Aprovador
- Fluxo (Travel ou Expense)
- Motivo
- Período de criação
- Período da viagem
- Situação
- Unidade de negócio
- Centro de custo
Todos os filtros podem ser combinados para realizar pesquisas mais específicas.
Funcionalidade extra
Além disso, é possível salvar combinações de filtros para reutilizá-las de forma recorrente, otimizando ainda mais o dia a dia dos aprovadores.
✅ Como aprovar ou reprovar as solicitações de forma agrupada ou individual?
- Localize o pacote de serviços de viagem e/ou solicitações de despesas.
- Clique em "Aprovar pendentes" ou "Reprovar pendentes".
- Insira uma justificativa, se for solicitada pelo sistema.
- Caso o sistema identifique alterações de preço no momento da emissão de voos ou hotéis, será necessário confirmar novamente a aprovação das solicitações afetadas.
🖊️ Como aprovar ou reprovar uma solicitação específica dentro do pacote
- Expanda o pacote de serviços e despesas para visualizar as solicitações detalhadamente.
- Localize a solicitação desejada.
- Clique em "Aprovar" ou "Reprovar" individualmente.
- Insira uma justificativa, se for solicitada.
- Assim como na aprovação agrupada, caso haja alteração de preço no momento da emissão, será necessário confirmar novamente a aprovação.
⚠️ Situações específicas durante o processo de aprovação
Durante o processo de aprovação, duas situações podem exigir atenção especial do aprovador:
1. Alteração de preço no momento da emissão
- Pode acontecer uma diferença de valor entre o que foi originalmente solicitado e o preço disponível no momento da emissão (principalmente em voos e hotéis).
- Nesses casos, o sistema exibirá uma mensagem destacando o valor original, o novo valor e a diferença entre eles.
- O aprovador deverá selecionar manualmente quais solicitações deseja aprovar mesmo com alteração de preço.
- As solicitações não selecionadas continuarão pendentes de aprovação.
2. Notificação de falha ao renovar reserva
- Caso a reserva aérea expire (o que acontece automaticamente após 24 horas), o sistema tentará renovar a reserva no momento da aprovação.
- Se, durante essa tentativa, o voo não estiver mais disponível nas mesmas condições ou houver algum problema de comunicação com os fornecedores via API, o sistema exibirá uma mensagem de erro informando a falha na reserva.
- O aprovador poderá:
- Forçar a reserva tentando novamente, ou
- Encaminhar para a agência, que fará o processo de forma manual (offline).
⏱️ Como acompanhar o histórico de aprovações e reprovações?
Um dos grandes diferenciais da nova tela é a possibilidade de acompanhar facilmente:
- Quais solicitações ainda estão pendentes com outros aprovadores.
- O histórico completo de aprovações e reprovações de cada solicitação.
Para visualizar o histórico de uma solicitação específica:
- Expanda o pacote de serviços e despesas para exibir os detalhes.
- Encontre a solicitação desejada.
- Clique nos três pontinhos no canto direito da solicitação (ao lado do valor).
- Selecione a opção "Histórico de aprovações".
Você verá quem aprovou ou reprovou, em qual etapa isso ocorreu e a data da ação.
ℹ️ Dica: quando a solicitação ainda estiver aguardando a aprovação de outros usuários, essa informação aparecerá automaticamente logo abaixo dos detalhes do serviço, sem necessidade de abrir o histórico.
🔗 Como o sistema agrupa os serviços de viagem e despesas?
O sistema agrupa automaticamente solicitações e relatórios com base em três critérios principais:
- 📅 Datas (início e fim da solicitação)
- 🧍 Viajante(s)
- 🏢 Unidade de negócio (filial)
✅ Exemplo prático: agrupamento ideal (cenário perfeito)
Se o viajante Lucas solicitar:
- um rodoviário em 10/10
- um voo ida e volta de 10/10 a 20/10
- um hotel de 10/10 a 14/10
- outro hotel de 14/10 a 20/10
- um carro de 20/10 a 22/10
- um adiantamento de R$1500,00
- um reembolso de despesas de 10/10 a 22/10
📦 Todas essas solicitações formarão um único agrupamento, pois:
- Referem-se ao mesmo viajante
- Têm interseção entre datas
- Pertencem à mesma unidade de negócio
✈️ Exemplo prático de exceção: falta de conexão entre datas
Cenário inicial (vários voos, sem conexão entre eles):
- 20/jul: voo de GRU → SDU
- 25/jul: voo de SDU → NVT
- 26/jul: voo de NVT → GRU
➡️ Nenhum hotel, adiantamento ou outra solicitação foi feito entre essas datas.
📦 Resultado: Nessa fase inicial da funcionalidade, o sistema criará três agrupamentos distintos, pois não há conexão clara entre as solicitações.
Atualização (uma nova solicitação poderá conecta tudo):
- Continuando o exemplo acima, se após uma semana o viajante solicitar:
- um hotel de 20 a 25/jul, ou
- um adiantamento com datas de 20 a 26/jul
📦 O sistema reagrupará automaticamente os três voos anteriores em um único agrupamento, pois agora há conexão entre as datas.
🧠 Regras e observações importantes sobre o agrupamento
👥 Viajantes diferentes = agrupamentos diferentes
Se uma das solicitações envolver viajantes diferentes (ex: Lucas e Pedro), será criado um agrupamento separado, mesmo que as datas sejam as mesmas.
🌍 Local da viagem (origem/destino) não é considerado
O sistema ignora os destinos (como GRU, SDU, NVT). O que importa são as datas, os viajantes e a unidade de negócio.
📆 Solicitações sem data ficam separadas
Exemplo:
Um adiantamento de R$1.500,00 sem roteiro ou datas preenchidas será agrupado separadamente.
➡️ Quando o viajante prestar contas e preencher as datas, o sistema reagrupa automaticamente essa solicitação com as demais.
🔄 Agrupamento é dinâmico
O sistema pode mover uma solicitação de um agrupamento para outro caso você:
- Inclua datas em uma solicitação que antes não tinha
- Altere os viajantes
- Adicione um novo serviço que conecta datas anteriormente isoladas
🔁 O motor de agrupamento é reativo
O sistema avalia cada nova solicitação e, se identificar relação com uma solicitação anterior (por datas, viajantes ou filial), ajusta o agrupamento automaticamente.
❓ Dúvidas? Nosso time de suporte está pronto para ajudar você! 🚀