Olá!
Na Paytrack, oferecemos três tipos de fluxos para atender às suas necessidades: adiantamento, despesas e viagens.
Conceito sobre cada etapa de aprovação
Autorização:
Nesta etapa, podemos definir uma hierarquia para definirmos quem irá realizar a autorização inicial da solicitação, seja ele um adiantamento ou viagem.
Cotação e Seleção
Em casos de relatórios de viagem solicitadas para a agência, após a autorização, ela irá seguir para a cotação dos serviços, e após as cotações serem feitas, o relatório irá seguir para a seleção do colaborador ou administrador, para selecionar o serviço desejado. Em casos de viagens solicitadas online, essas etapas não serão necessárias.
Aprovação:
Após a cotação da agência, caso exista, e a seleção do serviço, o relatório segue para a aprovação final da solicitação, antes da prestação de contas. Em casos de adiantamentos, essa aprovação também será a etapa final antes da prestação de contas
Emissão:
Em casos de serviços cotados pela agência, após a aprovação, ele irá seguir para a emissão com a agência, do serviço selecionado na etapa de seleção.
Prestação de contas:
Nesta etapa, o colaborador irá seguir com a prestação de contas, lançando os gastos realizados durante sua viagem, junto com os comprovantes de cada gasto, tipo de despesa e etc.
Observação: Caso o relatório contenha uma viagem, é possível configurar na etapa de prestação de contas uma hierarquia, para definir os aprovadores de alterações de serviço, caso necessário.
Conferência:
Nesta etapa, quando o colaborador concluir o lançamento das despesas em prestação de contas, ele seguirá para a conferência. Nessa fase, podemos definir hierarquias de aprovação, responsáveis por verificar se as despesas estão de acordo com as políticas da empresa.
Finalização:
Uma vez conferido, o relatório, ele seguirá para a etapa de finalização. Assim como na etapa de conferência, será possível configurar hierarquias de aprovação para liberar o reembolso ao colaborador, caso necessário.
A hierarquia de aprovação terá a autoridade para aprovar ou reprovar o relatório, conforme a necessidade de cada empresa.
Um ponto de atenção importante: caso as etapas não tenham nenhuma hierarquia configurada, elas serão ignoradas automaticamente, seguindo para a próxima etapa do fluxo. Se não for localizada nenhuma hierarquia nas etapas de conferência e finalização, o relatório será finalizado automaticamente após a conclusão da prestação de contas!
Conforme informado no começo deste artigo, no Paytrack, temos 3 tipos de fluxos padrão, fluxo de viagem, adiantamento e despesas, em cada fluxo temos as etapas citadas acima de acordo com a necessidade de cada caso, conforme demonstrado abaixo:
Configurações gerais
Nesta parte, vamos passar por todas as configurações disponiveis nos fluxos, começando pela aba de "Permissões"
Nesta tela, podemos definir quais grupos de permissão terão acesso ao fluxo selecionado, clicando no botão "+ Adicionar" conforme demonstrado no print acima. Após clicar em "+ Adicionar" será visualizar e selecionar o grupo desejado: