Antes de começar, precisamos entender o que é um relatório para o Paytrack:
Os relatórios reúnem solicitações e prestações de contas do colaborador. O relatório pode iniciar pelo módulo Travel | Viagens, onde o colaborador irá solicitar todos os serviços necessários para aquele momento. Ou então, pode iniciar no módulo Expense | Despesa, onde o colaborador irá apenas prestar contas de um gasto que já ocorreu. Depois de criado, o relatório seguirá pelo fluxo de aprovação definido pela empresa.
No Paytrack, todos os relatórios passam por um fluxo de aprovação.
O fluxo de aprovação é composto por uma sequencia de etapas, conforme é possível verificar no dashboard da ferramenta:
Primeiras etapas
Segundas etapas
Terceiras etapas
Quartas e últimas etapas
Os relatórios criados podem ser de dois tipos:
1 - Solicitações
2 - Prestação de contas/ Reembolso
Quando o relatório criado por de Solicitação, o relatório irá passar por todas as etapas do dashboard.
Porém, quando o relatório for de Reembolso, ele já iniciará na etapa de Prestação de Contas.
Veja abaixo o detalhamento para um Fluxo de Solicitação:
Apos a criação do relatório, a primeira etapa que acontece é a etapa de Autorização.
Neste momento ocorre a primeira aprovação, pelo gestor do Centro de Custo.
O relatório sendo autorizado, irá passar por uma segunda Aprovação.
Somente após esta aprovação, o relatório ficará disponível para o colaborador, para que ele faça sua Prestação de Contas.
Enquanto o relatório estiver na etapa de Prestação de Contas, o colaborador deve lançar as suas despesas.
Importante: Quando todas as despesas estiverem lançadas, o colaborador deve informar que o Paytrack que a prestação de contas está concluída através da conclusão do relatório.
Com a prestação de contas concluída, o relatório passará pela etapa de Conferência.
Encontrando alguma problema, o relatório retornará para o colaborador, na etapa de Prestação de Contas, para que os devidos ajustes sejam feitos.
Estando todos os lançamentos corretos, o relatório é encaminhado para Finalização, pelo time Financeiro.
Após o aceite pelo Financeiro, o reembolso será concluído e os valores a receber ou devolver serão liberados.
Fluxo de reembolso
Para os relatórios de reembolso, como o gasto já ocorreu, o fluxo inicia na etapa de Prestação de Contas.
Desta etapa em diante, as aprovações ocorrem da mesma forma, conforme descrito acima para um fluxo de Solicitação.
Lembre-se: As etapas pelas quais um relatório passa podem variar de acordo com a parametrização do sistema, bem como as permissões de cada usuário.
Os cenários descritos acima fazem referencia a um fluxo que possui todas as etapas.