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Dados e Insights de Viagens

Paytrack Tecnologia
Atualizado

Seja bem vindo ao Dados e Insights de Viagens!

Nossos dashboards dos Dados e Insights de Viagens foram desenvolvidos para fornecer informações estratégicas e gerenciais, facilitando a sua tomada de decisão.

 

1. Orientações gerais:

Recomendação: Não compare os Dados e Insights de Viagens com os Relatórios Gerenciais

Os Dados e Insights de Viagens (D&I) são projetados para fornecer uma visão estratégica ao administrador de viagens, apoiando decisões com base em aspectos como políticas violadas, principais viajantes e centros de custo. Em contraste, os relatórios gerenciais têm uma função mais específica, oferecendo uma visão segmentada para análises direcionadas, que não são tão abrangentes quanto os D&I.

Diferenças de Cálculo e Abrangência

  1. Relatórios de Usuários Ativos
    Por exemplo, ao comparar os relatórios gerenciais CAD01 - Usuários Ativos no Mês ou CAD16 - Usuários Ativos no Mês por Empresa com os dados de viajantes nos D&I de Travel, as informações não serão idênticas. Nos D&I, o número de viajantes é calculado considerando apenas solicitações de serviços de viagem com status de "emitido". Já os relatórios gerenciais consideram os usuários ativos em todas as solicitações, independente dos status, incluindo despesas, adiantamento e diárias. 
  2. Relatórios de Gasto Total
    Similarmente, o relatório gerencial RDV22 - Gasto Total de Viagens não é compatível com os gráficos ou cards dos D&I, pois ele também considera todas as solicitações de viagens, enquanto os D&I incluem apenas solicitações com serviços já emitidos.

Comparações Possíveis com Relatórios AGEs

Os relatórios gerenciais AGEs podem ser comparados pontualmente aos D&I, mas com uma limitação: como os AGEs são segmentados por tipo de serviço, o usuário precisará exportar múltiplos relatórios (4 ou 5) para obter uma visão unificada dos valores, como apresentada nos D&I de Viagens.

Ao clicar nos links abaixo você será redirecionado para uma explicação mais detalhada de cada sessão da nossa documentação de D&I de Viagens.

 

2. Filtros:

Ao abrir o dashboard principal dos D&I de Viagens, você encontrará uma série de filtros.
Estes filtros possibilitam visualizar os dados de acordo com suas necessidades, seja filtrando por datas de início e fim, empresa pagadora, centro de custo ou até mesmo por viajante.

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Premissa:

O sistema Paytrack garante que a visualização de dados de viagens respeite as permissões hierárquicas definidas na seção "Minha equipe". Para clientes que utilizam a hierarquia parametrizada nessa seção, a visualização de dados será restrita aos colaboradores sob a supervisão do usuário, conforme as permissões hierárquicas configuradas.

Exemplo: Se um usuário possui permissão hierárquica para visualizar os dados de viagens de cinco colaboradores da filial de São Paulo, ele não conseguirá acessar dados de outros colaboradores sob a responsabilidade de um líder de outra filial, como o do Rio de Janeiro.

Observação: Se a permissão “Visualizar e alterar todos os relatórios” estiver ativa, o usuário terá acesso a todos os dados do sistema, incluindo a visualização de D&I, ignorando as restrições hierárquicas configuradas.

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Por padrão, o filtro de data está definido para o mês atual. Os filtros de empresa pagadora, centro de custo e viajante vão vir com todas as informações selecionadas, sendo possível editar e trabalhar com os filtros.

 

2.1 Filtro: Datas Início e Fim

Possibilita que o usuário filtre os dados por um período específico de tempo, baseado na data de emissão do serviço.

 

 

2.2 Filtro: Empresa pagadora

Possibilita que o usuário filtre pela empresa pagadora (unidade de negócio). O  campo é uma lista, onde é possível selecionar um, vários ou até mesmo todas as opções (caso não tenha mais de 100 opções). Ao clicar na opção desejada, os dados serão carregados, filtrando pela(s) empresa pagadora desejada.

 

  

 

2.3 Filtro: Viajante

Possibilita que o usuário filtre por viajante. O campo é uma lista, onde é possível selecionar um, vários ou até mesmo todas as opções(caso não tenha mais de 100 opções). Ao clicar na opção desejada, os dados serão carregados, filtrando pelo nome do viajante(s) desejado.

  

 

 

3. Cards: 

3.1 Cards: Totais de gastos por serviços de viagem


Ao clicar no “Ver detalhes” dos cards com dados de cada serviço de viagem é possível acessar os dashboards dos Dados e Insights Advanced, que são sessões específicas para cada um dos principais tipos de serviço de viagem (Aéreo, Hotel, Carro e Ônibus). 


Para consultar a documentação específica de cada um desses dashboards, clique nos links abaixo:


3.2 Card: Total de gastos

Este card tem como objetivo somar os valores de todas as emissões realizadas de acordo com os filtros.

  

Importante:

Entrará nesse cálculo os relatórios com serviços de viagens que estiverem com os seguintes status:

  • Confirmado, alterado e/ou cancelado e que tenha uma data de emissão.

 

Além dos status, os seguintes valores são considerados para chegar no total de gastos:

  • Voos: taxas + tarifa + fee + taxa DU ou RAV + taxas extras + gastos com compra de assentos das emissões em questão
  • Carro: taxas + tarifa + fee + taxas extras
  • Hotel:  taxas + tarifa + fee + iss + taxas extras 
  • Ônibus: taxas + tarifa + fee + taxas extras
  • Outros serviços: valor + fee + taxas extras

3.3 Card: Total de viajantes

Este card tem como objetivo somar, de acordo com os filtros, todos os viajantes das solicitações de serviços de viagens emitidos.

Importante:

Para o cálculo dos viajantes serão consideradas solicitações/relatórios com os seguintes requisitos:

  • Que possuem serviços de viagem: voo, hotel, carro, ônibus e/ou outros serviços;
  • Que estão a partir de “Emissão” na etapa do Fluxo (status: Emissão, Prestação de Contas, Finalizado).

A quantidade total de viajantes considera:

  • Todos os colaboradores e/ou convidados incluídos nas solicitações/relatórios;
  • Os colaboradores ou convidados não se repetem para o cálculo, ou seja, caso o mesmo viajante possua mais de uma solicitação, este será contabilizado uma única vez.

  

 

3.4 Card: Viagens fora das políticas:

Esse card tem como objetivo demonstrar o percentual de solicitações/relatórios que foram emitidos com violação às políticas ativas na empresa.

  

 

Entenda quais políticas são consideradas para o cálculo desse card:

Atenção: Qualquer violação de política fora dessas listadas abaixo não estão incluídas nos cálculos de cards ou gráficos dos D&I de Viagens.

 

Políticas de voo:

  • Menor preço na escolha de aéreo
  • Validar preço dos voos
  • Solicitação de bagagem por quantidade de dias
  • Prazo de antecedência para requisição de aéreo nacional
  • Prazo de antecedência para requisição de aéreo internacional

Políticas de hotel:

  • Menor preço na escolha de hospedagem
  • Prazo de antecedência para requisição de hotel internacional
  • Prazo de antecedência para requisição de hotel nacional
  • Utilizar somente hotéis cadastrados localmente
  • Valor máximo e mínimo definido para escolha do Hotel em determinada cidade/estado

Políticas de carros:

  • Menor preço na escolha de veículo
  • Prazo de antecedência para requisição de veículo nacional
  • Prazo de antecedência para requisição de veículo internacional

Políticas de ônibus:

  • Menor preço na escolha do rodoviário
  • Prazo de antecedência para requisição de rodoviário

3.5 Card serviços alterados ou cancelados

Esse card tem como objetivo apresentar para o usuário o percentual de serviços que possuem status de emissão alterada ou cancelada.
 

 

3.6 Card tempo médio de aprovação

Esse card tem como objetivo apresentar o tempo médio de aprovação dos serviços de viagens (solicitações/relatórios de voo, hotel, carro, ônibus e/ou outros serviços).
 

 

 

4. Gráficos:

 Os gráficos te permitem ter uma visão mais clara e quantitativa das métricas de acordo com os filtros selecionados. 

Novidade: Agora é possível clicar na informação desejada dos gráficos e analisar detalhadamente essas informações na tabela dos Dados e Insights.

Importante:

Entrará no cálculo dos gráficos as solicitações/relatórios com serviços de viagens que possuírem os seguintes status:

  • Emissão, Prestação de Contas e/ou Finalizado 
  • As solicitações em emissão devem possuir uma data e estarem nos status de emissão: Confirmada, alterada e/ou cancelada.

 Além dos status, os seguintes valores são considerados para chegar no total de gastos:

  • Voos: taxas + tarifa + fee + taxa DU ou RAV + taxas extras + gastos com compra de assentos das emissões em questão
  • Carro: taxas + tarifa + fee + taxas extras
  • Hotel:  taxas + tarifa + fee + iss + taxas extras 
  • Ônibus: taxas + tarifa + fee + taxas extras
  • Outros serviços: valor + fee + taxas extras

 

4.1 Gráfico: Volume por serviço

Este gráfico tem como objetivo trazer de forma mais visual a quantidade de gastos com emissões com cada um dos serviços (voo, hotel, carro, ônibus e outros serviços).
Saiba quais os cálculos utilizados para chegar neste valor clicando aqui

 
 

 

4.2 Gráfico: Valor gasto por serviço

Este gráfico tem como objetivo trazer de forma mais segmentada a quantidade de gastos com emissões com cada um dos serviços (voo, hotel, carro, ônibus e outros serviços).

Saiba quais os cálculos utilizados para chegar neste valor clicando aqui
 

 

4.3 Gráfico: Viajantes

Este gráfico tem como objetivo apresentar os "Top viajantes". O ranking é baseado nos 10 viajantes com mais gastos. 

Saiba quais os cálculos utilizados para chegar neste valor clicando aqui
 

 

4.4 Gráfico: Centro de custo

Este gráfico tem como objetivo apresentar os “Top centros de custos”.
O ranking é baseado nos 10 centros de custos com mais gastos.

Cada solicitação/relatório possui um ou mais centros de custo no rateio, com base nessa informação é calculado o total de emissões por centro de custo.

Saiba quais os status das solicitações para chegar neste valor, clicando aqui
 

 

4.5 Gráfico: Desvio de política

Este gráfico tem como objetivo apresentar um top ranking de desvio de políticas de viagens.

Importante:

As seguintes políticas são consideradas para a visão do gráfico Top Desvio de Política:

Atenção: Qualquer violação de política fora dessas listadas abaixo não estão incluídas nos cálculos dos cards ou gráficos dos D&I de Viagens.

Políticas de voo:

  • Menor preço na escolha de aéreo
  • Validar preço dos voos
  • Solicitação de bagagem por quantidade de dias
  • Prazo de antecedência para requisição de aéreo nacional
  • Prazo de antecedência para requisição de aéreo internacional

Políticas de hotel:

  • Menor preço na escolha de hospedagem
  • Prazo de antecedência para requisição de hotel internacional
  • Prazo de antecedência para requisição de hotel nacional
  • Utilizar somente hotéis cadastrados localmente
  • Valor máximo e mínimo definido para escolha do Hotel em determinada cidade/estado

Políticas de carros:

  • Menor preço na escolha de veículo
  • Prazo de antecedência para requisição de veículo nacional
  • Prazo de antecedência para requisição de veículo internacional

Políticas de ônibus:

  • Menor preço na escolha do rodoviário
  • Prazo de antecedência para requisição de rodoviário
 

 

4.6 Gráfico: Aderência vs. Desvio de políticas

Este conjunto de gráficos apresenta o percentual de aderência versus desvio das políticas de viagem, permitindo uma análise detalhada dos gastos em dois níveis: individual e organizacional.

  1. Gráfico por colaborador: compara a aderência e o desvio das políticas para cada colaborador da empresa.
  2. Gráfico por centro de custo: demonstra a comparação de aderência e desvio por centro de custo.

Ambos os gráficos aplicam o princípio de Pareto, exibindo os viajantes e centros de custo com os maiores gastos até os menores, destacando as áreas com maior impacto financeiro.
As políticas consideradas nestes gráficos são as mesmas descritas na seção anterior, na sessão de “Atenção” do item 5 Gráfico: Desvio de Políticas.
Clique aqui para visualizar.
 

 

4.7 Gráfico: Solicitações com desvio de política

Este gráfico tem como objetivo apresentar o percentual de desvio de políticas por mês.
O cálculo do percentual é feito a partir do montante total de emissões realizadas no período filtrado.
As políticas consideradas nestes gráficos são as mesmas descritas na seção anterior, na sessão de “Atenção” do item 5 Gráfico: Desvio de Políticas.
Clique aqui para visualizar. 
 

 

5. Tabela de dados estratégicos:

A tabela tem como objetivo exibir informações estratégicas referentes a cada solicitação com os filtros aplicados no topo da tela.

Algumas das principais informações disponibilizadas são: número da solicitação, status do serviço, nome e e-mail do viajante, tipo de serviço, confirmação, fornecedor, valor total, forma de pagamento e outros.

Importante:

Informações relevantes a respeito do campo Confirmação:

  • Para voos, o código de confirmação refere-se ao localizador;
  • Para outros serviços, o código de confirmação refere-se ao campo número da reserva.

Informações relevantes a respeito do campo Destino:

  • Para voos, no campo destino é informado a rota do voo;
  • Para outros serviços, no campo destino é informado a cidade de destino.

 

5.1 Exportando a tabela de dados estratégicos:

A planilha possui um recurso de exportação no formato csv e excel que pode ser acessado através do menu embutido na tabela, no canto direito superior.



6. Gráfico: Linha do tempo

O gráfico de linha do tempo tem como objetivo exibir um comparativo dos valores gastos em cada mês dentro do período especificado com o mesmo período no ano anterior.

Importante:

Entrará no cálculo do gráfico as solicitações/relatórios com serviços de viagens que possuírem os seguintes status:

  • Emissão, Prestação de Contas e/ou Finalizado 
  • As solicitações em emissão devem possuir uma data e estarem nos status de emissão: Confirmada, alterada e/ou cancelada.

 Além dos status, os seguintes valores são considerados para chegar no total de gastos comparativos:

  • Voos: taxas + tarifa + fee + taxa DU ou RAV + taxas extras + gastos com compra de assentos das emissões em questão
  • Carro: taxas + tarifa + fee + taxas extras
  • Hotel:  taxas + tarifa + fee + iss + taxas extras 
  • Ônibus: taxas + tarifa + fee + taxas extras
  • Outros serviços: valor + fee + taxas extras

Diferentemente dos outros gráficos e cards dos D&I de Viagens, este gráfico funciona com seus próprios filtros, sendo possível manipular o período a ser exibido selecionando os meses e os dias que deseja comparar. Também é possível filtrar os dados por empresa pagadora, centro de custo, viajante e tipo de serviço desejado, assim como nos filtros iniciais de dados e insights.

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