O Controle Financeiro tem como objetivo administrar os saldos dos colaboradores e seus pagamentos, trazendo para o Paytrack a confirmação de liquidação destes títulos.
As transações do Controle Financeiro poderão ser realizadas de forma manual ou via integração com o ERP.
Para utilizá-lo é importante termos dois conceitos em mente:
- Transações: são todas as movimentações relacionadas a adiantamentos cedidos, despesas pagas por colaboradores e os respectivos reembolsos ou devoluções;
- Status: é a situação do título no ERP, se foi efetivado (liquidado) ou aguarda efetivação (em aberto).
Para acessar a tela de Controle Financeiro basta clicar sobre a aba de mesmo nome no menu ao lado esquerdo de sua tela inicial.
Em Controle Financeiro serão exibidos os colaboradores que possuírem movimentações Liquidadas, Em aberto ou Canceladas.
Nesta tela também é possível filtrar os colaboradores por empresa (CNPJ) em que estão cadastrados.
Basta clicar sobre o colaborador para visualizar suas transações.
Importante: Transações Em aberto não impactam o saldo uma vez que ainda não foram efetivadas.
Criando transações manualmente
Algumas transações são criadas automaticamente no Controle financeiro, mesmo que não seja realizada integração, é o caso dos Adiantamentos e Despesas, como veremos a seguir.
Ainda assim é possível criar estas e outras transações de forma manual clicando em +Transação > Preencher informações da transação > confirmar.
Tipos de transação: Adiantamento, Despesa, Reembolso e Devolução.
Adiantamentos
No momento em que uma solicitação de adiantamento é Aprovada* cria-se uma pendência na tela de Controle Financeiro.
Clicando sobre a transação o gestor poderá alterar as informações Situação, Previsão de pagamento e Documento. Em seguida, basta Confirmar para salvar as informações.
Caso o controle seja realizado via integração, as pendências serão criadas no mesmo momento em que os adiantamentos são encaminhados ao ERP.
Assim que a transação é Liquidada o saldo do colaborador é atualizado.
Despesas
Pendências de despesas serão criadas quando o relatório for Finalizado.
Clicando sobre a transação o gestor poderá alterar as informações Situação, Previsão de pagamento e Documento. Em seguida, basta Confirmar para salvar as informações.
Importante: uma despesa poderá ser considerada como liquidada efetivamente quando é realizada uma devolução ou reembolso de seu saldo. Vejamos o exemplo a seguir:
A colaboradora Mayara recebeu em adiantamento R$500,00 dos quais ela utilizou apenas R$250,00 em despesas.
Os R$250,00 restantes foram devolvidos à empresa, zerando suas pendências.
Devoluções e Reembolsos
Estas transações são utilizadas para liquidar despesas, onde devoluções são realizadas pelo colaborador para a empresa, quando o adiantamento não é completamente utilizado e reembolsos são realizados pela empresa ao colaborador quando o total de suas despesas em um relatório é superior ao valor adiantado ou não há adiantamento.
Estas transações são criadas manualmente conforme item Criando transações manualmente deste artigo.
Devoluções e reembolsos podem englobar mais de um relatório. Diversas empresas realizam as compensações de relatórios uma vez por mês, por exemplo, e em uma transação de Reembolso são liquidados diversos relatórios. Veja o exemplo:
Caso o controle financeiro seja realizado via integração a criação de transações de reembolsos e devoluções é realizada automaticamente no momento em que uma despesa é liquidada e por sua vez, reembolsos e despesas, assim como adiantamentos, são liquidados na ferramenta de controle quando há a confirmação de pagamento no ERP.
Ação em lote
Caso seja necessário realizar a mesma ação em uma grande quantidade de transações, basta utilizar a opção de Ação em lotes. Para isso clique no botão destacado na tela principal do seu controle financeiro
O primeiro passo será selecionar as transações em aberto que deseja alterar e clicar em Próximo, ao fim da página.
Em seguida, informe as alterações de Situação e/ou Previsão de Pagamento.
Por fim, confirme as informações.
Transações que tenham sido inseridas manualmente, dados alterados ou sejam canceladas terão um histórico de alterações disponível em sua extremidade direita.
Ainda não tem o Controle Financeiro habilitado no Paytrack? Entre em contato com seu consultor de Sucesso do Cliente e ele poderá ajudá-lo!
O controle tem o objetivo de administrar os saldos dos colaboradores e seus pagamentos