Nesse artigo, vamos revisar a funcionalidade de uma regra de política "Validar despesa duplicada".
Para esse exemplo, vamos acessar o cadastro de políticas em "Configurações" e em seguida clique em "Políticas", selecione a política desejada:
2. A seguir, na aba de "Regras" vamos buscar pela regra "Validar despesa duplicada":
Para esse exemplo, vamos acessar o cadastro de políticas em "Configurações" e em seguida clique em "Políticas", selecione a política desejada:
2. A seguir, na aba de "Regras" vamos buscar pela regra "Validar despesa duplicada":
O objetivo principal dessa regra, quando ativada, é validar se em um relatório existem despesas duplicadas. Os cadastros a serem analisados são:
1 - Tipo de Despesa (exemplo: Hotel, Táxi, Uber, Alimentação etc..);
2 - Data (exemplo: 21/02/2023);
3 - Valor (exemplo: R$ 80,00).
Então, com essa regra ativa, o Paytrack irá verificar se existe mais de uma despesa inserida nos relatórios com essas três informações idênticas. Caso exista, dependendo da configuração atribuída na regra, o sistema irá alertar, bloquear ou solicitar aprovação dessas despesas duplicadas.
Agora vamos ver esse processo na prática, ativando a regra no botão sinalizado abaixo:
Quando a regra é configurada com a função de Alerta
1. Selecionamos a opção Alerta e confirmamos o processo:
2. Em uma solicitação de despesas, criamos duas despesas do tipo "Almoço", na data 21/02/2023 e no valor de R$ 25,00 e o Paytrack já nos apontou um alerta de violação:
3. Ao acessá-las, temos a mensagem de que existe duplicidade na solicitação criada, veja:
Sendo assim, essa é a funcionalidade da regra quando configurada na opção alerta.
Quando a regra é configurada com a função de Bloqueio
1. Selecionamos a opção Bloqueio e confirmamos o processo:
2. No momento em que realizar a tentativa de incluir uma despesa aonde já existe uma semelhante, o Paytrack bloqueará a ação e emitirá uma mensagem no canto superior direito da tela notificando a existência de uma despesa idêntica nessa solicitação:
Quando a regra é configurada com a função de Aprovação
Quando a regra é configurada com a função de Aprovação
1. Selecionamos a opção Aprovação e confirmamos o processo:
2. Nesse caso, é necessário acessar o cadastro do fluxo utilizado no relatório para verificar qual etapa (após prestação de contas) está responsável por aprovar as despesas com políticas violadas.
2. Nesse caso, é necessário acessar o cadastro do fluxo utilizado no relatório para verificar qual etapa (após prestação de contas) está responsável por aprovar as despesas com políticas violadas.
Então para isso, seguimos o caminho "Configurações" e "Fluxos", em seguida selecione o fluxo da solicitação
3. Veja, a etapa de conferência está responsável por realizar a análise das despesas. Clicamos no símbolo da engrenagem e selecionamos a flag Política violada na hierarquia responsável pela conferência das políticas violadas:
Portanto, isso significa que sempre que houver duplicidade de despesas nos relatórios desse fluxo, a hierarquia responsável pela aprovação das políticas violadas será acionada na etapa de conferência para aprovar ou reprovar essas despesas.
Pronto! Agora você sabe como funciona a política "Validar despesa duplicada".
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