Nesse artigo, vamos revisar a funcionalidade de uma regra de política "Validar despesa duplicada".
1. Para esse exemplo, vamos acessar o cadastro de políticas (vá em "Configurações", e em seguida clique em "Políticas"), onde temos uma política nomeada como "Política Padrão":
2. A seguir, selecione a política e na aba de "Regras", vamos buscar pela regra "Validar despesa duplicada":
O objetivo principal dessa regra, quando ativada, é validar se em um relatório existem despesas duplicadas. Os cadastros a serem analisados são:
1 - Tipo de Despesa (Hotel, Táxi, Uber, Alimentação etc..);
2 - Data (exemplo 21/02/2023);
3 - Valor (exemplo R$ 80,00).
Então, com essa regra ativa, o Paytrack irá verificar se existe mais de uma despesa inserida no relatório com essas três informações idênticas. Caso exista, dependendo da configuração atribuída na regra, o sistema irá alertar, bloquear ou solicitar aprovação dessas despesas duplicadas.
Agora vamos ver esse processo na prática, configurando a regra para alertar sobre despesas duplicadas na minha solicitação. Para ativá-la, clique no botão sinalizado abaixo:
Quando a regra é configurada com a função de bloqueio
1. Configuramos para que o sistema alerte quanto a duplicidade de despesas, depois basta confirmar o processo:
2. Em uma solicitação de despesas, criamos duas despesas do tipo "Almoço", na data 21/02/2023 e no valor de R$ 25,00 e o Paytrack já nos apontou uma violação em ambas:
3. Ao acessá-las, temos a mensagem de que existem duplicidades na solicitação criada, veja:
Sendo assim, essa é a funcionalidade da regra quando configurada na opção alerta.
Quando a regra é configurada com a função de bloqueio
1. No momento em que realizar a tentativa de incluir uma despesa aonde já existe uma semelhante, o Paytrack bloqueará a ação e emitirá uma mensagem no canto superior direito da tela notificando a existência de uma despesa idêntica nessa solicitação:
Em um cenário onde a regra é configurada para solicitar aprovação
1. Nesse caso, iremos ao cadastro do fluxo utilizado no relatório para verificar qual etapa (após prestação de contas) está responsável por aprovar as despesas com políticas violadas. Então para isso, seguimos o caminho (Clique em "Configurações" e em "Fluxos" em seguida Selecione o fluxo da solicitação):
2. Veja, a etapa de conferência está responsável por realizar a análise das despesas. Quando clicamos no símbolo da engrenagem, visualizamos as configurações dessa etapa e a hierarquia responsável pela conferência e pelas políticas violadas é a "Política violada":
Portanto, isso significa que sempre que houver duplicidade de despesas nos relatórios desse fluxo, a hierarquia acima será acionada na etapa de conferência para aprovar ou não essas despesas.
Pronto! Agora você sabe como funciona a política "Validar despesa duplicada".
Para mais artigos como este, visite a nossa Central de Ajuda!
1. Para esse exemplo, vamos acessar o cadastro de políticas (vá em "Configurações", e em seguida clique em "Políticas"), onde temos uma política nomeada como "Política Padrão":
2. A seguir, selecione a política e na aba de "Regras", vamos buscar pela regra "Validar despesa duplicada":
O objetivo principal dessa regra, quando ativada, é validar se em um relatório existem despesas duplicadas. Os cadastros a serem analisados são:
1 - Tipo de Despesa (Hotel, Táxi, Uber, Alimentação etc..);
2 - Data (exemplo 21/02/2023);
3 - Valor (exemplo R$ 80,00).
Então, com essa regra ativa, o Paytrack irá verificar se existe mais de uma despesa inserida no relatório com essas três informações idênticas. Caso exista, dependendo da configuração atribuída na regra, o sistema irá alertar, bloquear ou solicitar aprovação dessas despesas duplicadas.
Agora vamos ver esse processo na prática, configurando a regra para alertar sobre despesas duplicadas na minha solicitação. Para ativá-la, clique no botão sinalizado abaixo:
Quando a regra é configurada com a função de bloqueio
1. Configuramos para que o sistema alerte quanto a duplicidade de despesas, depois basta confirmar o processo:
2. Em uma solicitação de despesas, criamos duas despesas do tipo "Almoço", na data 21/02/2023 e no valor de R$ 25,00 e o Paytrack já nos apontou uma violação em ambas:
3. Ao acessá-las, temos a mensagem de que existem duplicidades na solicitação criada, veja:
Sendo assim, essa é a funcionalidade da regra quando configurada na opção alerta.
Quando a regra é configurada com a função de bloqueio
1. No momento em que realizar a tentativa de incluir uma despesa aonde já existe uma semelhante, o Paytrack bloqueará a ação e emitirá uma mensagem no canto superior direito da tela notificando a existência de uma despesa idêntica nessa solicitação:
Em um cenário onde a regra é configurada para solicitar aprovação
1. Nesse caso, iremos ao cadastro do fluxo utilizado no relatório para verificar qual etapa (após prestação de contas) está responsável por aprovar as despesas com políticas violadas. Então para isso, seguimos o caminho (Clique em "Configurações" e em "Fluxos" em seguida Selecione o fluxo da solicitação):
2. Veja, a etapa de conferência está responsável por realizar a análise das despesas. Quando clicamos no símbolo da engrenagem, visualizamos as configurações dessa etapa e a hierarquia responsável pela conferência e pelas políticas violadas é a "Política violada":
Portanto, isso significa que sempre que houver duplicidade de despesas nos relatórios desse fluxo, a hierarquia acima será acionada na etapa de conferência para aprovar ou não essas despesas.
Pronto! Agora você sabe como funciona a política "Validar despesa duplicada".
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