A variação cambial é a diferença que ocorre no valor em moeda nacional, comparando as cotações em datas distintas. Podendo ser uma diferença positiva ou negativa.
No Paytrack, esta variação aparecerá em relatórios que possuem adiantamentos com moeda estrangeira.
Nestes casos, no momento em que um adiantamento em Euro, por exemplo, é solicitado, o sistema utiliza a cotação do dia para gerá-lo (em reais). Já no momento da conclusão da prestação de contas (efetivação da despesa), alguns dias depois, a cotação terá variado, sendo necessária a inclusão desta variação nas despesas do relatório.
É importante frisar que, para fins contábeis, o registro de despesas, mesmo que em moeda estrangeira, deverá ser realizado em moeda nacional. Assim, as conversões deverão ser realizadas antes da integração ou inclusão dos valores no ERP.
Veja o exemplo:
01/06/202x - Adiantamento no valor de € 162,22 cedido ao colaborador. Cotação do adiantamento 5,67.
30/06/202x - Colaborador finaliza sua prestação de contas com despesas no valor de € 94,50. Cotação da prestação de contas 5,55.
Note que a cotação variou de 5,67 para 5,55; a variação cambial deverá ser adicionada às despesas, por isso o cálculo a seguir é realizado pelo Paytrack:
(162,22 * 5,55) - (162,22 * 5,67) = -18,86
No momento da conclusão da prestação de contas, o saldo do colaborador será apresentado em reais, da seguinte maneira:
Despesas: € 94,50 Adiantamentos: € 162,22
A variação cambial será integrada ao ERP de acordo com as contas contábeis da empresa.
Compra de moedas no exterior:
É comum que os adiantamentos sejam cedidos em uma moeda, Dólar por exemplo, e ao chegar ao país de destino é realizada a compra da moeda local. Desta forma, as despesas serão efetivadas em uma moeda diferente do adiantamento.
Para estas situações, será necessária a criação de uma despesa referentes às taxas cambiais da compra desta nova moeda. A prestação de contas poderá ocorrer normalmente com a moeda local, uma vez que todos os valores serão convertidos para reais para cálculo do saldo do colaborador.