No Paytrack, é possível definir o valor máximo permitido à um tipo de despesa, estipulando a ação à ser tomada pelo sistema caso o teto da despesa seja atingido.
Para isso, basta seguir o passo a passo abaixo:
1. Acesse o seu Paytrack e clique o ícone para acessar a tela de configurações:
2. Dentro da aba de configurações clique em "Políticas" e selecione o grupo de politica que você deseja adicionar a validação de valores para despesas clicando em cima dela:
3. Clique em "Validações" em seguida clique em "+ adicionar" para adicionar uma nova regra de despesa:
Após clicar em + Adicionar, será aberta uma janela para configurar as validações de uma despesa.
Aqui, há 3 passos a serem seguidos:
Quando aplicar?
Serve para definir quando o sistema deve aplicar essa validação. Segue exemplo:
Iremos cadastrar uma validação para as despesas do tipo "Almoço" de moeda "Real":
Obs.: os campos "Motivo" e "Região" são opcionais.
OBS: Caso configurado região, a despesa informada deve utilizar região também, lembrando que TODAS também é uma região.
Como aplicar?
É nesse momento que definimos como o sistema deve aplicar essa validação.
A aplicação define o período em que essa validação é aplicada, podendo ser: por dia, média do roteiro, ocorrência, pernoite, mês, ano ou por quantidade anual.
Já a multiplicação é para definir se o sistema deve validar essa política por colaboradores, convidados ou ambos. Esse campo é opcional.
Você também pode escolher se essa validação será realizada levando em consideração todos os relatórios do colaborador ou em cada relatório separadamente:
O que fazer?
Por ultimo, você deve definir o que o sistema deve fazer se essa política for violada, podendo emitir um alerta, bloquear o relatório impedindo que conclua a prestação de contas ou fazendo com que esse relatório passe por uma aprovação:
Obs.: Para que passe por uma aprovação de política violada, deve-se cadastrar uma hierarquia em uma das etapas seguintes à prestação de contas (Conferência e/ou finalização).
Assim que finalizada a configuração, basta clicar em Confirmar ou habilitar a opção Criar próximo para criar mais validações de política para as despesas.
Lembrando que você deverá cadastrar uma hierarquia de política violada para que o relatório siga para "Aprovação", basta seguir os passos indicados no artigo: Como funciona a hierarquia de política violada?
Veja os exemplos abaixo:
O colaborador será alertado caso uma ou mais despesas do tipo lanche, realizadas em real, para todas as regiões com o motivo de vendas, superarem o valor de R$20,00 em um dia.
Esse alerta seguirá com o relatório de forma clara, para que os conferentes e os aprovadores da "Finalização" tenham ciência do ocorrido.*
Caso uma despesa de alimentação, realizada em real, na região Sul, com o motivo de treinamento, ultrapasse o valor de R$50,00, o colaborador será bloqueado e não poderá finalizar o relatório, sendo necessário corrigir o valor da despesa ou excluí-la:
*Exemplo de como o alerta é apresentado aos aprovadores:
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